Word – Serienetiketten-Feinheiten

Gestern, am 04. Februar 2020, ging es um das Grundsätzliche beim Erstellen von Serienetiketten. Heute habe ich drei kleine, feine Themen.

Titel einfügen und Leerschritt bei fehlendem Titel vermeiden

In der Excel-Tabelle gibt es eine Spalte für den Titel für die Adresse. Der Feldname ist bei mir “Titel_Adr” und beinhaltet zum Beispiel Dr., Dipl.-Ing. oder Prof. Der Titel soll vor den Vornamen gesetzt werden. Das würde dann so aussehen:

Ich habe die beiden Leerschritte farbig hervorgehoben: einer zwischen Titel und Vorname, der zweite zwischen Vor- und Nachname. Was passiert, wenn jemand keinen Titel hat? Dann wird zuerst der Leerschritt gedruckt, anschließend der Vorname … nicht gut.

Das vermeidet man so:

• Entfernen Sie den Leerschritt zwischen “Titel_Adr” und “Vorname”
• Klicken Sie das Feld “Titel_Adr” mit rechter Maustaste an
• Wählen Sie “Feld bearbeiten”
• Vergewissern Sie sich, dass das Feld “MergeField” hervorgehoben ist und dass oben in der Mitte der Feldname “Titel_Adr” steht
• Aktivieren Sie “Danach einzufügender Text”
• Tippen Sie in das Feld rechts daneben einen Leerschritt#
• Bestätigen Sie alles mit OK

Anschließend sieht man deutlich, dass der Leerschritt zwischen Titel und Vorname im grauen Bereich des Feld “Titel_Adr” liegt – er ist Bestandteil dieses Feldes. Den Leerschritt gibt es nur, wenn es auch einen Titel gibt. Ist das Feld “Titel_Adr” leer, wird auch kein Leerschritt gedruckt.

Alle Etiketten zwischen Ober- und Unterkante zentrieren

Verwenden Sie die Formatierung der Tabellenzellen.

• Markieren Sie die gesamte Tabelle (also alle Etiketten)
• Wählen Sie “Tabellentools | Layout”
• Klicken Sie auf das Symbol “Mitte links ausrichten”

 

Einen selber vorbereiteten Etiketten-Bogen drucken

Sie verwenden ein exotisches Etikettenformat, das in der Liste nicht vorkommt? Oder Ihr Drucker kommt mit den vorbereiteten Bögen nicht klar und braucht kleinere oder größere Ränder? Sie wollen Ihr Firmenlogo schon vorgeben? Dann richten Sie sich einen eigenen Bogen her.

Erstellen Sie eine leere Seite und erstellen Sie eine Tabelle nach den Maßen Ihrer Etiketten: die Etikettenbreite entspricht der Spaltenbreite, die Etikettenhöhe der Zeilenhöhe. Einfacher ist es, wenn Sie mit einem ähnlichen Etikett beginnen können. Klicken Sie dann auf “Sendungen | Seriendruck starten | Etiketten” und wählen ein ähnlich großes Etikett aus. Sie erhalten eine Seite der Etiketten.

Korrigieren Sie Spaltenbreite und Zeilenhöhe und die Seitenränder. Fügen Sie eventuell Ihr Logo auf dem ersten Etikett ein. Klicken Sie anschließend auf “Etiketten aktualisieren”. Das Logo erscheint jetzt auf jedem Etikett.

Verbinden Sie diesen Bogen nicht mit einer Adress-Tabelle!

Speichern Sie den Etikettenbogen ab.

Beim nächsten Seriendruck öffnen Sie Ihren Etikettenbogen und wählen wie immer “Sendungen | Seriendruck starten | Etiketten”. Die anschließende Auswahl von Etiketten brechen Sie mit “Abbrechen” ab.