Word – Definitionsverzeichnis

Neben dem Inhaltsverzeichnis und dem Index gibt es in Word einen weiteren Verzeichnistyp, der sich für Stichwortverzeichnisse eignet: das Rechtsgrundlagenverzeichnis.

Trotz des Namens ist das kein Verzeichnis, das sich ausschließlich für hochspezialisierte juristische Texte eignet. Sie können damit beispielsweise simple Wortverzeichnisse für Definitionen, Abkürzungen, Namen, Orte und so weiter erstellen. Was sich sonst mit mehrfachen Indices (siehe Lexikon zu Index) für den Anwender etwas mühsam gestaltet, geht mit dem Rechtsgrundlagenverzeichnis schneller.

Das Prinzip ist einfach:

  • Wort markieren
  • Referenzen/ Rechtsgrundlagenverzeichnis – Zitat markieren
  • Kategorie aussuchen
  • Markieren anklicken

Die Kategorien sind vorgegeben, lassen sich aber erweitern und verändern.  Allerdings sind nur die Standard-Kategorien auf anderen PCs vorhanden, Ihre eigenen werden nicht mit dem Dokument mitgegeben. Mehr lesen Sie im Lexikon Generelles zum Rechtsgrundlagenverzeichnis.

Ich erstelle zwei Verzeichnisse: Fälle und Verfassungsgrundlagen.

Markieren Sie einen Text und wählen Sie “Referenzen/ Zitat markieren”.

Es öffnet sich ein Dialog, der ab jetzt auch geöffnet bleibt. Sie sehen den markierten Text in der Rubrik “Ausgewählter Text” und als Kategorie standardmäßig “Fälle”.

Das kurze Zitat kann angepasst werden (z. B. Art. statt Artikel), das lange Zitat entspricht immer dem markierten Text – das ist jetzt nicht zu sehen, weil ich den markierten Text nicht verändert habe.  Dazu später mehr, für meinen Fall kann ich die beiden Einträge für kurzes und langes Zitat erstmal ignorieren.

Übernehmen Sie den Eintrag mit “Markieren” – falls Sie alle Fundstellen des Urteils im Verzeichnis aufführen wollen, verwenden Sie “Alle markieren”.

Lassen Sie den Dialog “Zitat markieren” geöffnet und markieren Sie im Text das nächste Urteil.  Wenn alle Urteile aufgenommen sind, klicken Sie auf “Schließen”. Gehen Sie zu der Stelle, an der das Verzeichnis aufgelistet werden soll. Wählen Sie “Referenzen | Rechtsgrundlagenverzeichnis einfügen”.

Achten Sie darauf, dass Sie die richtige Kategorie auswählen und bestätigen Sie mit OK.

Die Begriffe werden alphabetisch sortiert, die Kategorie wird als Überschrift über das Verzeichnis gesetzt.

Wenn Sie die Überschrift nicht brauchen oder wenn Sie das Dokument an fremde Bearbeiter weitergeben, die Ihre Kategorie nicht haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld und wählen Sie “Feldfunktion ein/aus”. Entfernen Sie den Schalter \h und drücken Sie im Feld F9. Das Feld muss dann so aussehen:

Sie sehen oben übrigens, dass der Kategorienname nicht gezeigt wird – Word verwendet die “1”, weil „Fälle“ die erste Kategorie ist.

Als zweites Beispiel zitiere ich einen Artikel aus dem Grundgesetz. Im Text steht „Artikel 5.1 des Grundgesetzes“. Als kurzes Zitat (für das Verzeichnis) soll daraus werden „Art. 5.1 GG“ und als langes Zitat „Artikel 5.1 Grundgesetz“.

Die Kategorie ist „Verfassungsprovisionen“. Über diesen Begriff habe ich eine Weile gerätselt, bis ich in der englischen Word-Version gesehen habe, dass es dort „Constitutional Provisions“ heißt. Nur ist „Provisions“ nicht gleichzusetzen mit „Provision“, sondern mit „Bestimmung“. Es müsste also heißen „Verfassungsbestimmungen“.

Das zweite Rechtsgrundlagenverzeichnis soll aus aus den „Verfassungsprovisionen“ entstehen, aber eben diesen Titel nicht tragen:

  • Referenzen | Rechtsgrundlagenverzeichnis einfügen
  • Kategorie: Verfassungsprovisionen
  • Sobald das Verzeichnis entstanden ist ALT+F9 drücken
  • Schalter \h entfernen
  • F9 zum Aktualisieren, ALT+F9 zum Anzeigen des Verzeichnisses

Dann kann ich von Hand den korrekten Titel darüber schreiben.

Ohne den vorgegebenen Titel können Sie das Rechtsgrundlagenverzeichnis für alles mögliche verwenden. Orts- oder Personennamen zum Beispiel – verwenden Sie „Fälle“ oder „Statuten“ oder irgendeine andere Kategorie zur Kennzeichnung und löschen Sie den Schalter \h. Schreiben Sie zum Schluss einen eigenen Titel über das Verzeichnis.

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