Word – Vorlagen erstellen

Sie erstellen Vorlagen für Ihre Gruppe, Ihre Firma? Dann haben Sie sich bestimmt intensiv mit Word befasst und kennen sich gut aus. Ich habe trotzdem ein paar Tipps für Sie – aus der Praxis.

• Drucken Sie die Dokumente auf verschiedenen Druckern aus, die bei Ihnen gebräuchlich sind.
  Stimmen die Ränder?
  Ist nichts abgeschnitten?
  Sind die Farben korrekt?
• Erstellen Sie ein PDF. Verwenden Sie alle Möglichkeiten, die bei Ihnen üblich sind – Acrobat, Nuance, Office.
  Rahmenlinien alle vollständig?
  Ränder sind ok?
  Farben sind richtig?
  Nummerierungen bleiben erhalten?
• Öffnen Sie das Dokument auf allen Monitoren, die es gibt – groß, klein, Laptop.
  Alles zu sehen?
  Nichts verschoben?
• Machen Sie einen Dokumentenvergleich – wenn Sie das üblicherweise bei Ihrer Arbeit brauchen.
  Word – kann mit diesem Dokument umgehen?
  Workshare compare – kann es auch?
• Alle Programme, die bei der Dokumentverwaltung im Spiele sind, einmal durchprobieren.
  Sharepoint
  Document Management System
  …

Es ist ärgerlich, wenn man viel Arbeit in ein aufwändiges Dokument gesteckt hat und dann werden beim Erstellen eines PDF alle Rahmenlinien von Tabellen “angefressen” aussehen. Oder beim Ausdrucken fehlen Fußzeilen. Oder der Dokumentenvergleich zerschießt die Nummerierung von Überschriften.

Wie ein Dokument in Word aussieht, ist eine Sache – aber das Dokument muss ausgedruckt werden, es muss als PDF verschickt werden, es muss durch alle Programme in Ihrer Firma unbeschadet durchlaufen. Testen Sie das!