Word – Definitionsverzeichnis

In einem Dokument werden alle Begriffe erklärt und definiert, wenn sie das erste Mal verwendet werden. In einem Verzeichnis sollen diese Begriffe aufgeführt werden mit dem Hinweis auf diese erste Stelle. Das soll so aussehen:

Das Stichwort “Bauvorhaben” wird zum ersten Mal erklärt in Kapitel 1.1

Voraussetzung ist, dass die Stichworte zu einer nummerierten Formatvorlage gehörten. Bei mir sind es Überschriften 1 bis 3.

Die drei Stichworte “Bauvorhaben”, “Bauträger” und “Grundstück” werden alle in Abschnitt 1.1 erläutert. Das ist die Formatvorlage Überschrift 2. Ich werde später auf diese Überschriftsebene verweisen.

Der Absatz, in dem das Stichwort ist bei mir nicht nummeriert. Das würde aber genauso gehen – ich müsste dann eben auf die Formatvorlage des Absatzes verweisen.

Verwendet werden zwei Felder: XE für den Indexeintrag und StyleRef für den Verweis auf die Überschrift.

• Markieren Sie das Wort
• Drücken Sie ALT+SHIFT+X, um das XE-Feld zu erstellen
• Der markierte Text wird als Stichwort in den Dialog übernommen
• Markieren Sie “Querverweis”; ich lasse “Siehe” stehen, Sie können es aber durch andere Worte ersetzen (z. B. “zuerst erklärt in”) oder auch ganz weglöschen
• Klicken Sie auf “Markieren”

Das XE-Feld sieht dann im Text so aus:

{XE “Bauträger” \t “Siehe” }

Achtung! Sie dürfen diesen Text nicht kopieren und als Feld einfügen! Das ist nur für den Fall, dass jemand die Bilder nicht sehen kann. Felder müssen immer mit STRG+F9 erzeugt werden.

Klicken Sie hinter “Siehe” und vor die schließenden Anführungszeichen.

• Drücken Sie STRG+F9, um eine leere Feldklammer zu erzeugen
• Tippen Sie
  styleref “Überschrift 2” \n

Dabei ist “Überschrift 2” die Überschriftsebene, zu der das Stichwort gehört – wenn es eine dritte Ebene ist, muss “Überschrift 3” geschrieben werden. Der Schalter \n gibt die Absatznummerierung aus; fehlt er, wird der Text der Überschrift geschrieben. Wenn Sie nicht die Nummerierung nach DIN verwenden, bei der die Ziffern der vorhergehenden Ebene wiederholt werden (1.1.3), verwenden Sie den Schalter \w anstelle von \n. Damit wird die Nummerierung im vollen Kontext angezeigt (z. B. A.II.1).

Ihre Feld sieht jetzt so aus:

{XE “Bauträger” \t “Siehe {styleref “Überschrift 2” \n}” }

Erzeugen Sie so alle XE-Felder für alle Begriffe, die in das Definitionsverzeichnis übernommen werden sollen.

Stellen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Definitionsverzeichnis stehen soll. Erstellen Sie den Index:

• Referenzen | Index einfügen
• Spalten: eine
• Seitenzahlen rechtsbündig: aktivieren
• Füllzeichen: ….
• Mit OK bestätigen

Tippen Sie über das Stichwortverzeichnis einen Titel wie zum Beispiel “Definitionsverzeichnis”.

Der Index sieht dann schlussendlich so aus:

Im Unterschied zum Inhaltsverzeichnis ist der Index nicht anklickbar – Sie können nicht mit Klick auf das Stichwort an die Stelle im Dokument springen.

Wenn Sie gucken wollen, wie das im Dokument aussieht, dann hier herunterladen: Definitionsverzeichnis