Excel – Liste an anderer Stelle umsortiert

Seit ungefähr Mitte 2019 gibt es in Excel 2016/Office 365 die Funktion SORTIERENNACH, mit der eine Liste an eine anderen Stelle in anderer Sortierung automatisch kopiert werden kann. [Anmerkung 27.02.2020: diese Funktion steht nicht in Excel 2016 zur Verfügung, sondern nur in dem Abomodell]

Pro Tag wird aufgeschrieben, welche Akten archiviert wurden. Erfasst wird das Tagesdatum der Archivierung, danach wird auch sortiert, die Aktennummer, die Archivnummer, ein Kürzel und die Regalnummer. Diese Liste wird laufend fortgeführt.

Daraus muss parallel eine Liste entstehen, die aufsteigend nach der Akten-Nummer sortiert ist und daneben die Archiv-Nummer zeigt.

25.01.2020_0006

Beide Listen müssen immer aktuell sein, die zweite soll darum automatisch aus der ersten entstehen und sich auch dynamisch anpassen, sobald neue Akten archiviert werden.

Verwendet wird eine formatierte Tabelle sowie die Funktion SORTIERENNACH.

Die Archiv-Liste wird mit “Start | Als Tabelle formatieren” formatiert und bekommt auch gleich einen Namen. Stellen Sie die aktive Zelle in die Tabelle und wählen Sie “Tabellenentwurf | Tabellenname”; meine heißt “tbl_Archiv”.

Auf einem zweiten Tabellenblatt schreiben Sie zuerst die beiden Überschriften in die Zellen A1 und B1: Akten-Nr. und Archiv-Nr.

In A2 schreiben Sie die Formel (Erklärung gibt es unten):
=SORTIERENNACH(tbl_Archiv[Aktennummer]:tbl_Archiv[Archiv-Nr.];tbl_Archiv[Aktennummer])

Sie müssen das nicht alles tippen. Wenn Sie innerhalb der Klammer tbl tippen, wird der Tabellenname bereits vorgeschlagen:

25.01.2020_0007

Übernehmen Sie den Vorschlag mit der Tabulatortaste. Tippen Sie nach dem Tabellennamen eine eckige Klammer, damit die Spaltennamen angezeigt werden:

25.01.2020_0008

Übernehmen Sie den Vorschlag mit Tabulatortaste oder Doppelklick. Tippen Sie die schließende eckige Klammer. Dann folgen Doppelpunkt und wieder tbl mit Übernahme des Tabellennamens. Eine eckige Klammer tippen, den Spaltenname suchen, die eckige Klammer schließen.

25-01-_2020_21-15-02

Mit ENTER bestätigen und die beiden Spalten werden ausgefüllt.

Erklärung

SORTIERENNACH erfordert mindestens zwei Argumente:

  • Matrix
    Die Spalten, die ausgegeben werden sollen. Bei mir sind das die Spalten “Aktennummer” und “Archiv-Nr.”
  • nach_Matrix
    Die Spalte, nach der sortiert werden soll – das ist bei mir die “Aktennummer”.
  • Außerdem kann eine Sortierreihenfolge angegeben werden
    1 oder nicht angegeben: aufsteigend
    -1 absteigend
  • Optional: nach_Matrix2 mit Sortierreihenfolge2
    Eine zweite Spalte, nach der anschließend sortiert werden soll

Alle Angaben müssen die gleiche Größe haben. Die “Matrix” und “nach_Matrix” müssen die gleiche Anzahl von Zeilen aufweisen.

Das Ergebnis ist eine Matrix-Formel, die Zellen sind ein Verbund. Das wird in Excel durch eine umlaufende blaue Linie dargestellt. Änderungen sind nur in der ersten Formel oben links möglich, auch wenn die Formel in allen Zellen angezeigt wird.

Eine formatierte Tabelle für die Archiv-Liste ist wichtig, damit die Akten-Liste mitwachsen kann. Sobald in die Archiv-Liste eine neue Akte aufgenommen wird, ergänzt sich die Akten-Liste automatisch und wird sofort umsortiert.

Wenn Sie ausprobieren wollen, wie das geht, laden Sie sich die Beispielmappe hier herunter: sortierennach

Morgen zeige ich, wie Sie aus einer langen Liste von Namen eine Kopie erstellen, in der jeder Name nur einmal vorkommt. Auch hier kommt eine der neuen Funktionen zum Zuge: EINDEUTIG.

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