Excel – Funktion “FILTER”

Zu dem Bündel neuer Funktionen, die für Excel 365 seit ungefähr Sommer 2019 ausgerollt wurden, gehört auch FILTER. Sie ist ähnlich dem Befehl “Filtern | Erweitert”, der früher “Spezialfilter” hieß und vor dem die meisten Anwender kapituliert haben.

Ich erhalte aus einem Seminarprogramm eine Liste mit Teilnehmernamen, Seminartitel, Datum und Raum. Die Liste ist sortiert nach Seminarnamen. Aus dieser Liste braucht der Empfang pro Tag eine Teilnehmerliste – alle Teilnehmer alphabetisch und eindeutig. Wer an diesem Tag zwei Seminare besucht, soll dennoch nur einmal erscheinen. Anhand der Liste werden Parkkarten ausgegeben und jeder kriegt natürlich nur eine.

26.01.2020_0000

Verwendet werden die Funktionen SORTIEREN und EINDEUTIG, die am 26. und 27. Februar 2020 schon mal Thema hier in diesem Blog waren. Kombiniert mit FILTER.

Noch ein Hinweis in eigener Sache: alle Namen, Kurse und Noten sind frei erfunden, jede Ähnlichkeit mit noch Lebenden oder bereits Verstorbenen ist nicht beabsichtigt und rein zufällig … Mich schreiben immer mal Leser an und sind aufgeschreckt, manchmal sogar empört, dass ich Namen und Daten meiner Teilnehmer veröffentliche. Das tue ich selbstverständlich nicht!

Schritt 1: Filtern nach dem Datum auf einem anderen Blatt

Die Ursprungsliste ist eine formatierte Tabelle mit dem Namen “tbl_Seminar”. Die Spalten, die jetzt relevant sind heißen Name und Datum. Auf einem zweiten Tabellenblatt schreibe ich in B1 das Datum – da es immer um den aktuellen Tag geht, erledigt das die Funktion =HEUTE().

In die Zeile 2 kommen meine Überschriften: Name, Parkkarten-Nr. und Parkkarte zurück.

In A3 kommt zuerst mal die Formel für das Filtern:
=FILTER(tbl_Seminar[Name];tbl_Seminar[Datum]=B1)

Auseinandergenommen:

  • =FILTER(tbl_Seminar[Name]; …
    Aus der Tabelle tbl_Seminar soll die Spalte “Name” ausgegeben werden, …
  • …;tbl_Seminar[Datum]=B1)
    … wenn in der Spalte “Datum” der Wert identisch ist mit dem Wert in B1

Das ergibt im ersten Schritt diese Liste:

26.01.2020_0001

Naja, damit wird der Empfang mich wohl rauswerfen. Also Schritt 2.

Schritt 2: Sortieren

Die Funktion SORTIEREN habe ich am 26.02.2020 schon einmal vorgestellt. Sie wird um die bestehende Funktion FILTER herumgebaut:

=SORTIEREN(FILTER(tbl_Seminar[Name];tbl_Seminar[Datum]=B1))

26.01.2020_0002

Das SORTIEREN braucht hier keine weiteren Angaben als die Matrix, also meine gefilterte Namensliste. Sie nur eine Spalte breit und ich muss darum nicht angaben, nach welcher Spalte sortiert werden soll. Wenn Sie über den Filter mehr als eine Spalte ausgeben (z. B. Name und Seminar), dann müssen Sie eintragen, nach welcher Spalte sortiert werden soll – nach der ersten oder zweiten. Das wird als Ziffer angegeben, bei mir ist der Name die Spalte zwei. Das würde dann so aussehen:

=SORTIEREN(FILTER(tbl_Seminar[[Seminar]:[Name]];tbl_Seminar[Datum]=B1);2)

Achten Sie darauf, dass bei formatierten Tabellen der Bereich “von:bis” in doppelte eckige Klammern eingeschlossen wird: [[Seminar]:[Name]]. Die Reihenfolge der Spalte entspricht immer der Originaltabelle, ich kann also die Spalten Seminar und Name nicht umdrehen – auch wenn ich [[Name]:[Seminar]] schreibe, bleibt “Seminar” die erste Spalte.

Aber besondere Freunde mache ich mir immer noch nicht – viele Namen sind doppelt. Ich brauche also Schritt 3 – eine eindeutige Liste.

Schritt 3: Alle Namen nur einmal

Die Funktion EINDEUTIG habe ich am 27.02.2020 vorgestellt. Sie wird wiederum um die bisherige Funktion herumgebaut.

=EINDEUTIG(SORTIEREN(FILTER(tbl_Seminar[Name];tbl_Seminar[Datum]=B1)))

Und jetzt ist es ok: alle Namen für den heutigen Tag, alphabetisch sortiert und jeder nur einmal.

26.01.2020_0003

Wenn Sie gucken wollen, wie die Formel Schritt für Schritt aufgebaut ist, dann können Sie hier die Arbeitsmappe herunterladen: Funktion Filter

Und das war’s dann erst mal mit den neuen Funktionen in Excel.

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