PowerPoint – Präsentation mit Verknüpfung

Aus mehreren Excel-Arbeitsmappen wurden Daten in eine Präsentation verknüpft. Die verknüpften Dateien sind auf einem Netzlaufwerk der Firma gespeichert. Dieser Pfad wird in der Präsentation fest hinterlegt.

Das kann Probleme bereiten, wenn Sie die Präsentation außerhalb des Firmennetzes zeigen. PowerPoint meldet dann, dass die Datei nicht gefunden werden kann – klar, Zugriff auf’s Firmennetz geht ja nicht.

“Wir konnten leider nicht alle verknüpften Dateien finden.”

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Bestätigt man die Meldung, geht es allerdings problemlos weiter; auf der Folie werden die zuletzt bekannten Werte gezeigt. Blöd ist die Fehlermeldung aber trotzdem. Außerdem wäre es  manchmal sinnvoll, die Arbeitsmappe dabei zu haben – falls sich was ändert oder ergänzt werden muss.

Leider hilft es nichts, die Arbeitsmappe nachträglich noch auf den Zielrechner zu kopieren oder per Mail mitzuschicken. Der alte Pfad bleibt ja!

Aber es gibt ein uraltes Hilfsmittel: Verpacken für CD. Wann haben Sie zuletzt eine CD am PC gebrannt? Gefühlt ist das zehn Jahre her! Hilfreich ist der Befehl aber immer noch.

  • Die Daten aus Excel kopieren und mit “Start | Einfügen | Inhalte einfügen” als Verknüpfung in die Präsentation einfügen
  • Excel-Arbeitsmappe schließen
  • Präsentation speichern
  • Dann in PowerPoint auf “Datei | Exportieren | Bildschirmpräsentation für CD verpacken” klicken
  • Nochmal rechts auf die Schaltfläche  “Für CD verpacken” anklicken27.01.2020_0004

    Die Präsentation wird angezeigt. Mit “Hinzufügen” können weitere Präsentationen hinzugefügt werden.

  • Klicken Sie auf Optionen und vergewissern Sie sich, dass “Verknüpfte Dateien” aktiviert ist.27.01.2020_0005
  • Bestätigen Sie mit OK, Sie sind wieder zurück im ersten Dialog.
  • Klicken Sie auf “In Ordner kopieren”
  • Vergeben Sie einen Ordnernamen und suchen Sie einen Speicherpfad aus
  • Bestätigen Sie den folgenden Hinweis mit “Ja”

27.01.2020_0006Warten Sie, bis alles verpackt ist und öffnen Sie den Ordner im Windows-Explorer. Sie finden die Präsentation, die Excel-Arbeitsmappe und eventuell weitere Dateien, die Sie verknüpft hatten oder die Sie hinzugefügt haben.

Darüberhinaus gibt es die Datei “Autorun.inf” – sie war für CDs gedacht, die selber starten können (und dürfen). Das ist heute eher unüblich, ich lösche diese Datei sowie den Ordner “PresentationPackage”. In ihm sind Symbole und eine HTML-Seite mit Links zu den Präsentationen, die man verpackt hat. Das brauche ich nicht.

Der Vorteil dieses Vorgehens ist, dass PowerPoint jetzt den Pfad zur verknüpften Excel-Arbeitsmappe angepasst hat. Sie können das erkennen, wenn Sie die Präsentation öffnen und auf „Datei | Informationen” unten rechts auf “Verknüpfungen mit Dateien” klicken. Sie sehen den neuen Pfad.

Wichtig ist, dass Sie anschließend den Ordner weitergeben! Kopieren Sie nicht die Dateien aus dem Ordner – dann haben Sie das gleiche Problem wie vorher! PowerPoint braucht den Ordnernamen am neuen Platz, das ist der Platz, in dem nach den verknüpften Dateien gesucht wird.

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