Office – Vertraulichkeitsregeln

In Office 365 gibt es seit Februar 2020 die Funktion “Vertraulichkeit” auf dem Start-Ribbon. Die Funktion wird im Admin-Center von Office 365 erstellt und veröffentlicht. Wie das geht, führt hier zu weit – das können Sie nachlesen unter Vertraulichkeitsbezeichnungen in der Microsoft 365-Konformitäts-Dokumentation.

Ich habe eine ganz einfache Regel erstellt: Ein rotes diagonales Wasserzeichen “Vertraulich” und eine Kopfzeile in rot mit dem Text “VERTRAULICH – Nur für den internen Gebrauch”. Nach dem Veröffentlichen kann ich in Word, Excel und PowerPoint diese Regel verwenden.

Jeweils auf dem Start-Register findet sich das Symbol “Vertraulich”, das nach unten aufgeklappt wird. Bei mir gibt es im Augenblick nur eine Regel:

03.03.2020_0007

In allen drei Programmen wird jetzt das Wasserzeichen gesetzt und die Kopfzeile eingefügt. Mit dem gleichen Befehl werden Wasserzeichen und Kopfzeile deaktiviert.

  • Word
    03.03.2020_0008

    Auf allen Seiten werden in der Kopfzeile zwei Textfelder eingefügt, eines für das Wasserzeichen und eines für den Text der Kopfzeile.
    Beide können nach  Anzeige der Kopfzeile gelöscht werden.

  • PowerPoint
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    Auf allen Folien werden Wasserzeichen und oben links die “Kopfzeile” eingefügt. Beides wird auf dem Folienmaster eingesetzt und kann auf den Folien nicht entfernt werden.
  • Excel
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    Excel tanzt aus der Reihe – es gibt nur den Text der Kopfzeile, auch nicht in Rot, sondern schwarz. Kein Wasserzeichen. Dafür wird der Kopfzeilentext ergänzt um FF0000 … warum, konnte ich nicht herausfinden.

Das ist nur ein sehr simpler Anwendungsfall für die neue Funktion. Man kann auch Verschlüsselungen einstellen, die dann auch bei Mails greifen.

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