In Office 365 gibt es seit Februar 2020 die Funktion “Vertraulichkeit” auf dem Start-Ribbon. Die Funktion wird im Admin-Center von Office 365 erstellt und veröffentlicht. Wie das geht, führt hier zu weit – das können Sie nachlesen unter Vertraulichkeitsbezeichnungen in der Microsoft 365-Konformitäts-Dokumentation.
Ich habe eine ganz einfache Regel erstellt: Ein rotes diagonales Wasserzeichen “Vertraulich” und eine Kopfzeile in rot mit dem Text “VERTRAULICH – Nur für den internen Gebrauch”. Nach dem Veröffentlichen kann ich in Word, Excel und PowerPoint diese Regel verwenden.
Jeweils auf dem Start-Register findet sich das Symbol “Vertraulich”, das nach unten aufgeklappt wird. Bei mir gibt es im Augenblick nur eine Regel:
In allen drei Programmen wird jetzt das Wasserzeichen gesetzt und die Kopfzeile eingefügt. Mit dem gleichen Befehl werden Wasserzeichen und Kopfzeile deaktiviert.
- Word
Auf allen Seiten werden in der Kopfzeile zwei Textfelder eingefügt, eines für das Wasserzeichen und eines für den Text der Kopfzeile.
Beide können nach Anzeige der Kopfzeile gelöscht werden. - PowerPoint
Auf allen Folien werden Wasserzeichen und oben links die “Kopfzeile” eingefügt. Beides wird auf dem Folienmaster eingesetzt und kann auf den Folien nicht entfernt werden. - Excel
Excel tanzt aus der Reihe – es gibt nur den Text der Kopfzeile, auch nicht in Rot, sondern schwarz. Kein Wasserzeichen. Dafür wird der Kopfzeilentext ergänzt um FF0000 … warum, konnte ich nicht herausfinden.
Das ist nur ein sehr simpler Anwendungsfall für die neue Funktion. Man kann auch Verschlüsselungen einstellen, die dann auch bei Mails greifen.
