In einem Musterdokument existiert eine Formatvorlage (in meinem Beispiel “Anmerkung”), die Sie gerne in Ihr aktuelles Dokument übertragen möchten. Gehen Sie so vor:
- Das Musterdokument muss gespeichert sein,
es kann geöffnet oder geschlossen sein.
- Im aktuellen Dokument lassen Sie sich mit “Start | Formatvorlagen” die Liste der Formatvorlagen anzeigen
- Klicken Sie unten auf das Symbol “Formatvorlagen verwalten”
- Klicken Sie auf die Schaltfläche “Importieren/Exportieren”.
Sie sehen jetzt auf der linken Seite die Formatvorlagen Ihres aktuellen Dokumentes und im rechten Teil die der Normal.dotm. Meine Formatvorlage steckt aber in einer anderen Datei, also muss zuerst die Normal.dotm geschlossen werden – klicken Sie auf “Datei schließen”.
Jetzt sind rechts keine Formatvorlagen mehr zu sehen. Klicken Sie auf “Datei öffnen”, um nach der Datei mit der Formatvorlage zu suchen.
Wenn die gesuchte Datei ein normales Worddokument mit der Endung DOCX ist, müssen Sie im Feld neben “Dateiname” die Liste aufklappen und wählen “Alle Word-Dokumente”. Word sucht standardmäßig nur nach Word-Vorlagen, die die Endung DOTX oder DOTM haben.
Sobald die Datei gefunden ist, markieren Sie sie und wählen “Öffnen”.
Jetzt sind rechts die Formatvorlagen der gewählten Datei zu sehen.
- Markieren Sie die gewünschte Formatvorlage
- Klicken Sie auf “Kopieren”
- Anschließend klicken Sie auf “Schließen”
Jetzt ist die Formatvorlage von dem in das andere Dokument gewandert und steht zur Verfügung.
Das geht auch mit Nummerierungen – aber nur, wenn…
Die Voraussetzung für das Importieren einer Nummerierung ist eine Listenformatvorlage. Ich habe das für Überschriften hier beschrieben. In dem Beispiel heißt die Listenformatvorlage “Nummerierung Überschrift”. Diese Listenformatvorlage muss importiert werden. Das Importieren der Formatvorlagen Überschrift 1 bis 9 ist nicht ausreichend! Denn die Nummerierung steckt nicht in der Formatvorlage der Überschriften, sondern in der Listenformatvorlage – die brauche ich also.
Das Vorgehen ist genauso wie oben: Zuerst “Formatvorlagen verwalten” aufrufen und dann auf “Importieren/Exportieren” klicken. Die Normal.dotm-Anzeige schließen, die Musterdatei öffnen.
- Markieren Sie die Listenformatvorlage (bei mir “Nummerierung Überschrift”)
- Wählen Sie wieder “Kopieren”
- Es werden automatisch alle Formatvorlagen markiert, die an dieser Listenformatvorlage “hängen” – die also zugewiesen sind. Bei mir sind das die Überschriften 1 bis 9
Sie können jetzt bestätigen, ob Sie die Formatvorlagen Überschrift 1 bis x auch überschreiben wollen. Wenn Sie das bestätigen, werden die Überschriften im Zieldokument so formatiert wie im Musterdokument – also Schriftart, –größe und –farbe werden beispielsweise übernommen. Lehnen Sie es ab, wird nur die Listenformatvorlage übernommen, die Überschriften werden so nummeriert wie im Musterdokument, aber die Formatierung wird nicht geändert.
Übrigens werden nur die Überschriftsformatvorlagen abgefragt, die Sie im Musterdokument verwendet hatten. Das sind immer die erste und zweite Ebene, auch wenn Sie die gar nicht verwenden. Diese beiden Ebenen sind grundsätzlich aktiv.
Jetzt können Sie Ihr Zieldokument speichern und haben die Nummerierung (plus der Formatierung für Überschriften, wenn gewünscht) wie im Musterdokument.
Ein klitzekleiner Hinweis für alle, die Mustervorlagen erstellen:
Dieses Verfahren ist ausreichend sicher für Dokumente.
Wenn Sie aber Mustervorlagen (DOTX) für einen größeren Personenkreis erstellen, sollten Sie sie von dieser Methode Abstand nehmen.
Es kann sein, dass die Übertragung nicht hundertprozentig ist, so dass irgendwann mal die Verknüpfung zwischen Listenformatvorlage und Überschrift verloren geht – dann ist die Nummerierung kaputt. Tun Sie sich das nicht an.
Erzeugen Sie die Listenformatvorlage in der nächsten Mustervorlage neu. Im Endeffekt geht das schneller, als die Reparatur defekter Dokumente.
Bork.Blog 