Word – Lernkärtchen

Kärtchen mit Frage vorne und Antwort hinten kennt bestimmt jeder. Ich lerne zur Zeit eine Menge Pflanzennamen und brauche solche Kärtchen mit dem deutschen (Trivial-)Namen auf der einen und dem botanischen (lateinischen) Namen auf der anderen Seite. Beispielsweise “Große Sternmiere” als deutscher Name und “Stellaria holostea” als botanischer Name. Ich kann dann wahlweise den deutschen Namen aufdecken und überprüfen, ob ich den botanischen Name kenne oder umgekehrt.

Gedruckt wird doppelseitig auf ein festes Papier. Man könnte auch fertige Visitenkarten-Bögen nehmen, die man beidseitig bedrucken kann. Das ist mir aber zu teuer und so verwende ich schwereres Papier und schneide selber.

Einfach wäre es, wenn ich die Begriffe direkt in einer Word-Tabelle erfasse. Das ist allerdings äußerst mühselig. Ich müsste höllisch aufpassen, dass die Vorder- und Rückseiten genau zueinander passen.

Die botanischen Namen müssen immer in die entgegengesetzte Spalte der Rückseite – der Trivialname steht in der linken Spalte, also muss der dazugehörige botanische Name auf die rechte Spalte der Rückseite.

Mein Ziel ist es, alle Namen in einer Excel-Tabelle zu erfassen und dann mit einem Seriendruck den Ausdruck weitgehend zu automatisieren. Ganz geht es leider nicht – zumindest habe ich noch nichts ausgetüftelt.

Ich habe also in Excel in den Spalten A und B die Namen erfasst. Der erste Schritt ist das automatische Zuordnung von 1 zu 1a.

• Erfasst sind in Spalte A und B die Namen
• In den Spalten F und G ordne ich die botanischen Namen neu zu

In F2 und F3 übernehme ich mit der Formel =A2 bzw. A3 die ersten beiden Trivialnamen.

In G2 übernehme ich den botanischen Namen aus B3 mit =B3, in G3 aus B2 mit =B2

Diese vier Formeln werden alle markiert und gemeinsam nach unten ausgefüllt. In den Ausgangsspalten A und B müssen immer durch die Anzahl der Kärtchen teilbare Begriffe sein – ich habe sechs Kärtchen pro Seite untereinander, also brauche ich immer 6, 12, 25, 32 … Begriffe. Die Anzahl muss durch sechs teilbar sein. Sonst geht das nicht auf!

In meiner Tabelle sieht das dann so aus:

In den Spalten A und B erfasse ich die Pflanzennamen, in F und G werden automatisch die Namen übernommen und die botanischen Namen “kreuzweise” angeordnet.

“Tanne” ist der erste Trivialname, der botanische Gattungsname ist “Abies” und taucht in G3 auf. Hingegen steht der botanische Gattungsname “Acer” für den Ahorn in G2.

Wenn Namen dazukommen, erweitert sich die Tabelle in F und G nicht automatisch. Ich muss die Formeln dann weiter nach unten ausfüllen. Gehen Sie immer von den ersten vier Formeln aus! Wenn man die letzten Formeln nach unten ausfüllt, gibt es oft falsche Zuordnungen, wenn man nicht genau aufpasst. Von oben ist es ganz einfach.

Speichern und schließen Sie die Excel-Tabelle.

In Word wird jetzt ein Seriendruck für Etiketten erstellt – zuerst mit den Trivialnamen. Das wird ausgedruckt, dann das Papier umgedreht und der zweite Ausdruck mit den botanischen Namen wird auf die Rückseite gedruckt.

Schritt für Schritt geht das so:

• Starten Sie in Word auf einem leeren Blatt und erstellen Sie eine Tabelle mit 6 x 2 Zellen. Meine Zeilen sind 4 cm hoch und die Spalten sind 7,99 cm breit. Das ergibt eine Seite.
• Beginnen Sie mit “Sendungen | Seriendruck starten: Etiketten” den Seriendruck.
• Brechen Sie den folgenden Dialog mit der Auswahl der Etikettengröße ab, einfach auf “Abbrechen” klicken.
• Klicken Sie auf “Sendungen | Empfänger auswählen | Vorhandene Liste verwenden”; suchen Sie nach der Excel-Tabelle und bestätigen Sie sie.
• Stellen Sie den Cursor in die erste Zelle, wählen Sie “Sendungen | Seriendruckfeld einfügen”.
• Fügen Sie das Feld “Print_Trivial” ein. Klicken Sie dann auf “Etiketten aktualisieren”.

Wählen Sie zum Schluss “Sendungen | Fertigstellen und zusammenführen | Einzelne Dokumente bearbeiten”. Bestätigen Sie den folgenden Dialog mit “Alle” und “OK”. Drucken Sie das Dokument.

Wenn Sie eine überflüssige letzte leere Seite erhalten, dann lassen Sie sie in beiden Dokument bestehen und vergessen Sie sie beim Umdrehen des Packens nicht! Oder drucken Sie nur die Abschnitte 1 bis 2 (also ohne die leere Seite), aber tun Sie das dann bei beiden Ausdrucken. Abschnitte geben Sie beim Drucken so an: Drucke s1-s2 (s steht für “section”).

Legen Sie die Blätter umgedreht wieder in den Drucker. Die erste Seite des Ausdrucks muss auch jetzt die erste Seite sein – das müssen Sie zuerst mal mit wenig Seiten ausprobieren. Wie rum das Papier wieder eingelegt werden muss, ist eine Wissenschaft für sich, jeder Drucker ist anders.

Kehren Sie zurück zum Seriendruckdokument. Auf dem ersten Etikett tauschen Sie das Feld “Print_Trivial” gegen zt das Feld “Print_Botanisch” aus. Klicken Sie wieder auf “Etiketten aktualisieren”, wählen Sie “Fertigstellen” und drucken Sie das Dokument.