Word–Tabellenformatvorlage anpassen (1/2)

Sobald man eine Tabelle erstellt hat, kann man auf dem Register “Tabellenentwurf” eine mehr oder weniger bunte Tabellenformatvorlage zuweisen.

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Eine Anpassung des Layouts können Sie direkt in den Tabellenformatoptionen auf dem Register “Tabellenentwurf” vornehmen. Sie können aktivieren oder deaktivieren, welche Elemente besonders hervorgehoben werden sollen. Das kann eine kräftigere Farbe oder Fettdruck oder eine andere Schriftfarbe sein. Zur Auswahl stehen:

  • 18.06.2020_002Kopfzeile und Ergebniszeile
  • Erste und Letzte Spalte

Wenn ich für die Tabellen im Beispiel oben die Option “Erste Spalte” deaktiviere, werden die Vornamen nicht mehr in Fettdruck bzw. in Kursiv geschrieben.

Außerdem können Sie eine “Bänderung” für Zeilen oder Spalten einschalten. In den Tabellen oben ist die erste Tabelle mit einem Wechsel aus grauen und weißen Zeilen – die Zeilen sind gebändert.

Mehr Änderungen nehmen Sie vor über den Punkt “Tabellenformatvorlage ändern”, den Sie mit Klick der rechten Maustaste auf dem Symbol der gewählten Tabellenformatvorlage erreichen.

Im folgenden Dialog können Sie zuerst einen Namen für die geänderte Vorlage vergeben. Das muss in Word 2016 nicht unbedingt sein, Sie können den alten Namen wie z. B. “Gitternetztabelle 4” auch belassen. Ich meine aber, dass das früher anders war und man unbedingt einen neuen Namen vergeben musste. Ich habe jedenfalls den Namen “Namensliste” vergeben, der in Word 2016 als Alias an den Word-eigenen Namen  angehängt wird. Später heißt die Tabellenformatvorlage “Gitternetztabelle 4; Namensliste”.

Entscheiden Sie dann unten im Dialog, ob die neue Vorlage nur in diesem Dokument gelten soll oder in die Dokumentvorlage geschrieben werden soll. Dann steht die geänderte Tabellenformatvorlage in den Dokumenten zur Verfügung, die auf dieser Vorlage künftig basieren. Wenn Sie beispielsweise die Vorlage “Brief.dotx” gewählt haben, würde künftig in allen neuen Briefen diese Tabellendefinition zu finden sein.

In einer Firmenumgebung können Sie normalerweise die Dokumentvorlagen nicht ändern. Trotzdem wird der Befehl angeboten. Aktivieren Sie ihn, erhalten Sie beim Beenden von Word eine Fehlermeldung, dass die Vorlage nicht geändert werden kann.

Ich habe für die Änderung der Tabellenformatvorlage den Namen “Namensliste” vergeben.

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Ich möchte zwei Änderungen machen:

  • Die graue Schattierung für die gebänderten Zeilen ist mir zu dunkel, ich brauche einen helleren Grauton.
  • In der Kopfzeile soll der Absatz-Abstand davor und danach jeweils 3 pt betragen, so dass die Kopfzeile höher wird

Klappen Sie bei “Formatierung übernehmen für” die Liste auf. Wählen Sie “Ungerade gebänderte Zeilen” und anschließend “Füllfarbe”.

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Wählen Sie eine andere Farbe aus. Bestätigen Sie mit OK – jetzt sind die grau gefüllten Zeilen heller (oder andersfarbig, je nachdem, was Sie gewählt haben).

Rufen Sie den Dialog erneut auf und wählen Sie bei “Formatierung übernehmen für” die Kopfzeile aus. Klicken Sie dann auf “Format | Absatz”. Stellen Sie einen Abstand davor und danach von jeweils 3 pt ein. Bestätigen Sie wieder mit OK.

In unserer Praxis hat es sich bewährt, nach jeder Änderung mit OK zu bestätigen. Wir haben alle schon die ungute Erfahrung gemacht, dass mehrere Änderungen in diesem Dialog hintereinander nicht gespeichert werden.

Morgen zeige ich, wie man jeweils zwei Zeilen im Wechsel färbt: zwei weiße werden gefolgt von zwei grauen. Außerdem erkläre ich, wie man für die Überschrift das Merkmal “Auf jeder Seite wiederholen” in der Tabellenformatvorlage einstellt.

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