Word–Anlagen nummerieren (2-2)

Das ist die Fortsetzung eines Blogs vom 10. Juli 2018. Ich hatte damals den zweiten Teil angekündigt und vergessen, shame on me. Also hier Teil 2.

Im ersten Teil habe ich gezeigt, wie man mit Formatvorlagen Anlagen im Text nummeriert. Heute geht es um einen Sonderfall: Anlagen sollen mit 1a, 1b, 1c etc. nummeriert werden, ohne dass 1 explizit im Text erscheint. Ich bleibe beim Prinzip der Formatvorlagen und einer Liste mit mehreren Ebenen.

Gebraucht werden zwei Formatvorlagen:

• AnlageStart
• Anlage2

Die Formatvorlage “AnlageStart” dient nur als Startpunkt, sie soll nicht gedruckt werden und ist deswegen als “Verborgen” formatiert. Unten sehen Sie diese Formatvorlage in sehr kleiner Schrift, ohne Abstand davor und danach sowie in Rot, damit der Anwender sie überhaupt erkennt.

Die Nummerierung ist simpel (Sie brauchen jetzt die beiden Formatvorlagen AnlageStart und Anlage2!):

• Fangen Sie bei “Start | Absatz | Liste mit mehreren Ebenen” an
• Klicken Sie auf “Neuen Listentyp definieren”, vergeben Sie einen Namen für die Nummerierung (meine heißt NumAnlagen)
• Weiter geht es mit “Format | Nummerierung”, eventuell müssen Sie den Dialog mit “Erweitern” um den rechten Teil erweitern
• Gliederungsebene 1 wird verbunden mit Formatvorlage “AnlageStart”
• Gliederungsebene 2 wird verbunden mit Formatvorlage “Anlage2”

Die Einstellungen im Detail:

• Gliederungsebene 1
  Formatvorlage: AnlageStart
  In “Formatierung für Zahl” habe ich den Text “Start” vor der Ziffer und “verborgen” dahinter geschrieben.
  Zahlenformatvorlage für diese Ebene: 1 (arabische Ziffer)
  Position: Links mit Ausrichtung 8 cm und Texteinzug bei 11 cm sowie dem Tabstopp bei 11 cm – diese Einstellung “Für alle Ebenen festlegen” und dort den zusätzlichen Einzug für weitere Ebenen auf 0 cm setzen
• Gliederungsebene 2
  Formatvorlage: Anlage2
  In “Formatierung für Zahl” zuerst das Wort “Anlage” mit Leerschritt schreiben, dann auf “Ebenennummer einschließen aus” die Ebene 1 wählen. Damit erscheint die 1 der ersten Ebene, ohne Leerschritt oder mit geschütztem Leerschritt die “Zahlenformatvorlage für diese Ebene” mit Kleinbuchstaben a wählen und mit einer Klammer abschließen
  Position: wurde übernommen von der ersten Ebene

Ein Wort zum Tabstopp: ich werde immer gefragt, warum ich den eigentlich noch hinzufüge. Normalerweise reicht doch der Texteinzug. Ja, tut er. Aber. Mir ist es hin und wieder passiert, dass bei nicht gesetztem Tabstopp irgendein Standardtab angesprungen wurde und dann der Abstand zwischen Ziffer und Text der ersten Zeile nicht mit dem Texteinzug ab Zeile 2 übereingestimmt hat. Darum setze ich aus Übervorsicht den Tabstopp. Verzichten Sie darauf, wenn es Ihnen lästig ist.

Jetzt habe ich meine Anlagen folgendermaßen nummeriert:

Der erste Absatz hat die Formatvorlage “AnlageStart”, der zweite “Anlage 2”.

Jetzt müssen die Formatvorlagen angepasst werden.

• AnlageStart
  Zeichenformat: möglichst klein (z. B. 5 pt), Schriftfarbe egal (bei mir rot), Ausgeblendet

  Absatzformat: Abstand davor und danach 0 pt, Zeilenabstand einfach
  Formatvorlage für folgenden Absatz: Anlage2
  

• Anlage2
  Zeichenformat: normale Schrift Ihres Dokumentes (z. B. Arial 11 pt)
  Absatzformat: Ihre Abstände (z. B. davor 0 pt, danach 8 pt) und Zeilenabstände (z. B. 1,15)
  Formatvorlage für den folgenden Absatz: Anlage2

Wenn Sie “Anlage 1a)” fett und größer haben möchten wie in meinem Beispiel ganz oben, dann rufen Sie die Listenformatvorlage “NumAnlagen” noch einmal auf (Start | Absatz | Liste mit mehreren Ebenen – Rechtsklick auf der Listenformatvorlage und “Ändern”). Klicken Sie auf “Nummerierung”.

• Markieren Sie die Gliederungsebene 2
• Klicken Sie auf “Schriftart”
• Lassen Sie “Schriftart” leer, markieren Sie beim “Schriftschnitt” den Fettdruck, stellen Sie eventuell noch eine größere Schrift ein (das habe ich nicht verwendet). Alles andere unberührt lassen.

  Seien Sie nicht irritiert, dass Word in der Vorschau Times New Roman anzeigt – das heißt nur, dass er keine besondere Schrift für die Nummerierung eingestellt hat und sich an der Schriftart der Formatvorlage (bei mir Anlage2) orientieren wird. Wenn Sie eine Schriftart einstellen, koppeln Sie die Nummerierungs- von der Formatvorlagenschriftart ab. Die beiden sind dann unabhängig voneinander, eine Änderung der Schriftart in der Formatvorlage ändert nicht mehr die Schriftart der Nummerierung. Also besser: Finger davon lassen.

Verwendet werden die Formatvorlagen für die Anlagen jetzt so:

1. Weisen Sie “AnlageStart” zu – der Absatz in rot, klein, verborgen wird eingefügt
2. ENTER drücken
3. Automatisch wird “Anlage2” aufgerufen (weil ja die Formatvorlage für den nächsten Absatz eben Anlage2 ist)
4. Anlagentext schreiben, ENTER drücken
5. Es kommt die nächste Anlage

Mit ausgeblendeten nichtdruckbaren Sonderzeichen sind die Absätze der “AnlageStart” nicht zu sehen, ausgedruckt werden sie sowieso nicht.

Ich habe AnlageStart so klein wie möglich gehalten, damit es nur einen minimalen Unterschied gibt zwischen Anzeige mit und ohne nichtdruckbaren Sonderzeichen.

Dokument angucken geht hier: Anlagennummerierung2