Outlook–Kontakt “Speichern unter”

Beim Anlegen eines Kontaktes erzeugt Outlook aus dem Eintrag im Feld “Name” automatisch den Eintrag in “Speichern unter”. Standard ist die Reihenfolge “Nachname, Vorname”.

Mit dem Auswahlpfeil neben “Speichern unter” können Sie auch andere Kombinationen wählen. Beispielsweise “Firmenname (Nachname, Vorname)” oder nur den Firmennamen oder “Nachname, Vorname (Firmenname)”. Das gilt für diesen einen Kontakt, der nächste neue Kontakt erhält wieder die Standardvorgabe für “Speichern unter”.

Exkurs: warum braucht man über die Unterscheiden “Name” und “Speichern unter”? Bei “Name” trage ich den Namen in der für Deutschland üblichen Reihenfolge “Vorname Nachname” ein – verwendbar für Serienbriefe, Etiketten etc. Dagegen ist “Speichern unter” sinnvoll für die Sortierreihenfolge innerhalb der Outlook-Kontaktlisten. Eine Sortierung nach Vornamen ist selten sinnvoll. Nachname oder Firma sind da wesentlich sinnvoller. Dafür gibt es diese universelle Feld “Speichern unter”, blendet man das in allen Listenansichten ein, kann man wunderbar danach sortieren.

Wenn Sie die “Speichern unter”-Reihung generell anders haben wollen, stellen Sie das in den Optionen ein:

• Datei | Optionen | Personen
• Rubrik “Namen und Ablage”
• Ablagereihenfolge (Standard) wählen

Zur Wahl stehen:

• Nachname, Vorname
• Vorname Nachname
• Firma
• Nachname, Vorname (Firma)
• Firma (Nachname, Vorname)

Die Namensreihenfolge ist standardmäßig “Vorname (Vorname 2) Nachname”. Wenn ich eingebe: “Pia Andrea Bork” ordnet Outlook “Andrea” als zweiten Vornamen ein. Der Name “Angelika Groote Holtmann” wird allerdings nach dem gleichen Schema zugeordnet: “Groote” wird als zweiter Vorname, nicht als Teil des Nachnamens verstanden. Sie sehen das auch, wenn Sie den Namen im Kontakt eintragen und anschließend auf die Schaltfläche “Name…” klicken.

Das ist normalerweise auch in Ordnung, weil solche Namen eher selten auftauchen. Falls Sie aber viele Kontakte haben, deren Nachnamen aus mehreren Bestandteilen bestehen, können Sie in den Optionen von Outlook die generelle Namensreihenfolge auf “Vorname Nachname 1 Nachname 2” umstellen. Dann erkennt Outlook “Groote” als Teil des Nachnamens.

Das lohnt sich aber nur, wenn Sie wirklich hauptsächlich Namen nach diesem Schema eingeben.