Office 365 – OneNote und Office

Ich habe mich in der letzten Zeit intensiver mit Office 365 auseinandergesetzt. Genauer mit den Programmen der Zusammenarbeit wie zum Beispiel OneNote. Was mich stört, sind die mangelhaften bzw. gar nicht vorhandenen Schnittstellen zu den übrigen Office-Produkten. Zu viele Sackgassen und dunkle Hinterhöfe, in denen Informationen verschwinden.

Zwei Sätze zum Hintergrund meiner “Meckerei”: ich befasse mich seit über 10 Jahren mit Dokument-Management, ganz am Rande auch mit Knowledge-Management. Mein Credo ist seit dieser Zeit: jegliche Information muss 1) schnell zu finden sein,  sich 2) in aktuell und veraltet trennen lassen, sollte 3) so wenig Redundanz wie möglich haben und muss 4) die “Wahrnehmungsschwelle” des Anwenders überschreiten.

Erstes Manko: Besprechungsnotizen sind eine Einbahnstraße

Ich kann zu einem Termin Besprechungsnotizen eintragen. Das geht aus dem Termin in Outlook heraus oder aus OneNote mit dem Befehl “Start | Besprechungsdetails”. Dann erscheinen die nächsten Termine, ich kann einen aussuchen und die Notizen hinterlegen.

Aus einem Outlook-Termin findet sich der Befehl über “Termin | Besprechungsnotizen”.

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Soweit, so gut. Ich habe also zu einem Termin eine Besprechungsnotiz angelegt. In drei Wochen naht der Termin und ich schaue in meinen Outlook-Kalender. Einen Hinweis auf die Notizen in OneNote gibt es nicht. Wenn ich also nicht (mehr) weiß, dass ich Besprechungsnotizen angelegt habe, war’s das.

Ich müsste in jedem Termin versuchsweise auf “Besprechungsnotizen” klicken, um zu sehen, ob es da schon etwas gibt. Das ist ein Fall für die Wahrnehmungsschwelle, Information darf sich nicht verstecken, sie muss klar und sichtbar sein.

Nachtrag vom 03.09.2020: Irgendwann zwischen dem ersten Schreiben dieses Blogs und heute ist eine interessante Funktion dazugekommen. Im Termin klicke ich auf „Besprechungsnotizen“, dann auf „Notizen für die Besprechung freigeben“ und – voilà! – im Termin erscheint der Link auf die OneNote-Notizen.

Das ist ja schon mal ein Fortschritt. Bei der Wahl „Eigene Notizen erstellen“ passiert das leider nicht. Da muss ich mir selber im Termin aufschreiben, dass da OneNote-Notizen vorhanden sind.

Was übrigens nicht geht: Notizen zu Mails. Das wäre eine überaus sinnvolle Ergänzung!

Zweites Manko: Dokumentnotizen sind … eine Einbahnstraße

Genauso wie Besprechungsnotizen lassen sich auch Notizen zu einer Datei anlegen. Das geht recht fix, indem ich neben dem geöffneten Dokument das OneNote-Fenster andocke. Das geht so:

  • Datei öffnen
  • OneNote starten
  • In OneNote auf “Ansicht | Neues angedocktes Fenster” anklicken.

Rechts neben dem Dokument wird ein neuer Notizenbereich erstellt. Die Notizen werden automatisch gespeichert.

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Eine praktische Sache. Aber zwei Punkte stören mich:

  • Genauso wie bei den Termin kann ich später im Dokument nirgendwo erkennen, dass es OneNote-Notizen gibt. Früher (in der Anfangszeit von OneNote, ein paar Jahre liegt das schon zurück) gingen die Dokumentennotizen automatisch auf, wenn ich das Dokument geöffnet habe. Das passiert nicht mehr. Im Zweifelsfall erinnere ich mich nicht mehr an meine Notizen und sie sind verloren. Auch hier versteckt sich die Information vor dem Anwender – Wahrnehmungsschwelle!
  • Es gibt keine eindeutige Zuordnung zu einer Textstelle oder zumindest zu einer Seite im Dokument. Im konkreten Fall habe ich eine PowerPoint-Präsentation kommentiert und musste mir jeweils in OneNote die Foliennummer dazuschreiben – naja.

Drittes Manko: Formatvorlagen aus OneNote werden nicht übertragen

In OneNote gibt es Formatvorlagen wie in Word: Überschrift 1, Überschrift 2, Normal (das ist Standard in Word), Zitat. Ich erwarte, dass beim Kopieren aus OneNote nach Word diese Formatvorlagen auch verwendet werden. Fehlanzeige. Der Text wird komplett als “Standard” eingefügt. Überschriften aus OneNote sind keine Überschriften in Word, eine Nummerierung wird somit nicht erzeugt. Hier wird schlicht Doppelarbeit erzeugt.

Im konkreten Fall habe ich zu der PowerPoint-Präsentation während einer Besprechung meine Notizen in OneNote geschrieben. Schlussendlich musste aber ein formgerechtes Protokoll entstehen – mit den Schriften, den Nummerierungen und den Farben der Firma. Ich musste also nach dem Kopieren und Einfügen in die Wordvorlage alles nachformatieren.

Viertes Manko: Dokumentkopien werden nicht zusammengeführt

In ein Notizbuch kann ich auf verschiedene Weise Dateien einfügen: “Einfügen | Dateiausdruck” oder “Einfügen | Dateianlage” oder für Excel “Einfügen | Kalkulationstabelle – Vorhandene Excel-Tabelle”. Auch das Ziehen mit linker Maustaste geht. In allen Fällen wird eine Kopie erzeugt.

Setzt man die Maus auf das Dokumentensymbol, wird angezeigt, dass diese Datei eingefügt wurde aus “Jedermann Text.docx” und der Originalspeicherort wird angezeigt.

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Aber Vorsicht! Ein Doppelklick auf diesem Symbol führt nicht zur Originaldatei, sondern zur Kopie im Userprofil unter “AppData \ Local \ Temp …”

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Bearbeitungen finden also nicht im Original statt, sondern in einer Kopie in einem normalerweise unerreichbaren Verzeichnis. Ich kann explizit mit einem Rechtsklick das Original öffnen, wenn ich es am Originalstandort verändern will. Aber der übliche Doppelklick öffnet eben diese Kopie.

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Ich kann am Original nicht erkennen, dass es eine Kopie in einem OneNote-Notizbuch gibt – ein Befehl “Where used” (Wo ist das Dokument sonst noch in Verwendung?) täte not. Auch das Zusammenführen der Bearbeitungsstände wäre wichtig. Sobald die Kopie in OneNote verändert wird, sollte beim Schließen der Datei nachgefragt werden, ob sich die Änderungen im Original ebenfalls zeigen sollen.

Das ist ein gefährliches Spiel, weil 1) die Auffindbarkeit fraglich ist, 2) alt und neu nicht eindeutig unterscheidbar sind und 3) Redundanzen durch unterschiedliche Bearbeitungsstände auftreten.

Teams, Groups, Sharepointseiten und Yammer – Nachrichten erreichen mich auf unterschiedlichen Kanälen, Termine und Aufgaben stehen an vielen verschiedenen Stellen und ich muss alle diese Kanäle im Auge behalten. Eine Zusammenfassung aller eingehenden Nachrichten aus allen Kanälen, eine Zusammenstellung aller Aufgaben und Termine in einer Liste, in einem Kalender, an einer Stelle ist nicht möglich. Für mich hätte sich Outlook als Dreh- und Angelpunkt angeboten. weil nur hier auch die externen Mails ankommen.

Die Apps für Word, Excel und PowerPoint sind genauso unbefriedigend. Ich kann noch nicht mal eine Standardschrift einstellen, geschweige denn auf die Dokumentvorlagen der Firma zugreifen. Der Rat von Microsoft lautet: ein Dokument auf Basis der Firmenvorlage mit der lokal gespeicherten Word-Version erstellen und in OneDrive speichern, dort das Dokument öffnen und als neue Datei speichern. Jaaaaaa ….

Alles in allem sind die Tools und Apps aus Office 365 für mich noch lange nicht ernst zu nehmen. Mir fehlen:

  • Das Zusammenspiel mit meiner bestehenden Organisation,
  • die Eindeutigkeit der Informationsablage und damit die Auffindbarkeit,
  • die klare Erkennbar von alt – neu, original – bearbeitet
  • das Zusammenführen der Information
  • und ganz bitter fehlt mir die Bündelung der Informationskanäle

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