Excel–Drucken oder Exportieren als PDF

Auch ohne ein spezielles Programm zum Erstellen von PDFs können Sie aus allen Office-Programmen PDFs erzeugen. Excel bietet dabei eine Menge Möglichkeiten. Dabei unterscheiden sich die Möglichkeiten, die Sie beim Export und beim Drucken in ein PDF erhalten.

Drucken in ein PDF

Wählen Sie “Datei | Drucken” und suchen Sie in den Druckertypen nach “Microsoft Print to PDF”.

Anschließend können Sie alle Optionen verwenden, die Sie beim Drucken auch haben:

• Aktive Blätter, die gesamte Mappe oder nur den markierten Bereich (Auswahl) drucken
• Seiten 1 bis xx drucken
• Hoch- oder Querformat wählen
• Papiergröße A4 oder A3 verwenden
• Die Seitenränder anpassen
• Mit der Skalierung alle Spalten oder Zeilen auf einer Seite darstellen

Wenn Sie bei “Exemplare” mehr als 1 eintragen und “Sortiert (1;2;3)” eingestellt ist, erstellen Sie entsprechend viele PDF-Dateien – also nicht ein PDF mit zweimal der gleichen Seiten, sondern zwei PDFs. Sie werden auch zweimal nach dem Name des PDF und dem Speicherort gefragt.

Haben Sie mehrere Exemplare eingetragen und “Getrennt (1;1;1   2;2;2)” gewählt, erhalten Sie ein einziges PDF mit der doppelten oder x-fachen Arbeitsmappe. Lustig, aber mir fällt nicht ein, wo man das verwenden könnte.

Als PDF exportieren

Speichern Sie die Excel-Arbeitsmappe und klicken Sie auf “Datei | Exportieren | PDF/XPS-Dokument erstellen”, anschließend rechts nochmal auf den Button “PDF/XPS-Dokument erstellen” klicken. Speicherort und Dateiname werden von der Arbeitsmappe übernommen, lassen sich aber auch ändern.

Es gibt drei Wahlmöglichkeiten direkt in diesem Dialog:

• Datei nach dem Veröffentlichen öffnen
  Sobald das PDF erstellt ist, wird es in Ihrem PDF-Reader geöffnet
• Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken)
  Die Datei ist für den Ausdruck geeignet, also keine allzu schlechte Druckqualität. Das PDF ist dabei etwas größer.
• Minimale Größe (Onlineveröffentlichung)
  Das PDF ist besonders platzsparend gespeichert, also sehr klein. Aber der Ausdruck hat vermutlich eine mindere Qualität.

Mit Klick auf “Veröffentlichen” wird das PDF erstellt, gespeichert und geöffnet, wenn Sie die Option zum Öffnen aktiviert hatten. Aber vor dem “Veröffentlichen” gibt es noch mehr Möglichkeiten mit “Optionen”:

Zuerst einmal der Seitenbereich – das kennen Sie aus dem Drucken-Dialog schon. Wählen Sie, ob alle oder nur bestimmte Seiten als PDF erstellt werden sollen. Dabei werden die Seiten auf den darunter gewählten “Was veröffentlich”-Bereich bezogen. Wählen Sie das aktive Blatt, ist die Seite 1 die erste Seite des Blattes; wählen Sie aber die gesamte Arbeitsmappe, ist Seite 1 die erste Seite des ersten Tabellenblattes.

In der Rubrik “Was veröffentlichen” haben Sie auch ähnliche Optionen wie beim Drucken:

• Auswahl
  Markierte Blätter oder einen markierten Bereich eines Blattes
• Gesamte Arbeitsmappe
  Eben das: alle Tabellenblätter der Arbeitsmappe
• Aktives Blatt/Blätter
  Das Blatt, auf dem Sie sich gerade befinden
• Tabelle
  Das wird nur wählbar angeboten, wenn lediglich ein Tabellenblatt aktiv ist (also nicht mehrere markiert sind) und wenn sich auf diesem Tabellenblatt lediglich eine formatierte Tabelle befindet. Es muss also eindeutig sein. Mehrere formatierte Tabellen auf einem Blatt oder mehrere markierte Tabellenblätter mit formatierten Tabellen – geht nicht, dann wird der Punkt ausgegraut.
• Druckbereiche ignorieren
  Normalerweise orientiert sich das PDF eng am Ausdruck, Druckbereiche sind auch die Grenzen für das PDF. Aktivieren Sie “Druckbereiche ignorieren”, wenn Bereiche außerhalb des Druckbereiches im PDF erscheinen sollen. Achtung! Viele Anwender legen Druckbereiche an, um dem Drucken tausender leerer Zeilen oder Spalten Herr zu werden. Wenn Sie jetzt im PDF den Druckbereich ignorieren, bekommen Sie ein monströses PDF mit unter Umständen einigen Tausend Seiten.
• Nicht druckbare Informationen einschließen
  Dokumenteigenschaften werden von der Excel-Arbeitsmappe in das PDF übernommen – Firmennamen, Autor etc. zählen dazu. Die Dokumentstrukturtags sind wichtig für Anwender, die sich die Tabelle mit einem Screenreader vorlesen lassen; sie können damit durch die Arbeitsmappe navigieren.
• PDF/A kompatibel
  Dieses besondere Format entspricht den in der ISO-Norm 19005 festgelegten Eigenschaften, die mit der Langzeitarchivierung und der Barrierefreiheit zu tun haben. Wen das interessiert, findet in der Wikipedia eine erste Anlaufstelle mit weiteren Links.