PowerPoint–Exportieren als PDF

Auch ohne ein spezielles Programm zum Erstellen von PDFs können Sie aus allen Office-Programmen PDFs erzeugen. Für Excel habe ich das am 10.09.2020 bereits beschrieben, auf den gleichen Wegen können Sie auch eine PowerPoint-Präsentation als PDF speichern.

Interessant ist in PowerPoint die Möglichkeit, ein PDF entweder aus den Folien oder oder Handzetteln bzw. Notizenseiten zu erstellen.

Speichern Sie die Präsentation und klicken anschließend auf “Datei | Exportieren | PDF/XPS Dokument erstellen”. Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche “PDF/XPS Dokument erstellen”. Die drei Optionen, die Sie direkt wählen können, sind in allen Office-Programmen identisch:

  • Datei nach dem Veröffentlichen öffnen
    Sobald das PDF erstellt ist, wird es in Ihrem PDF-Reader geöffnet
  • Standard (Onlineveröffentlichung und Drucken)
    Die Datei ist für den Ausdruck geeignet, also keine allzu schlechte Druckqualität. Das PDF ist dabei etwas größer.
  • Minimale Größe (Onlineveröffentlichung)
    Das PDF ist besonders platzsparend gespeichert, also sehr klein. Aber der Ausdruck hat vermutlich eine mindere Qualität.

Mit Klick auf “Veröffentlichen” wird das PDF erstellt, gespeichert und geöffnet, wenn Sie die Option zum Öffnen aktiviert hatten. Aber vor dem “Veröffentlichen” gibt es noch mehr Möglichkeiten mit “Optionen”:

24.08.2020-002

Am Anfang steht die Auswahl, ob Sie alle Folien, nur die aktuelle Folie, die Auswahl (die markierten Folien) oder eine bestimmte Auswahl von Folien (von … bis) als PDF erstellen wollen. Als Besonderheit ist hier die Zielgruppenorientierte Präsentation aufgeführt. Wie die erstellt und verwendet werden, lesen Sie im Blog vom 28.02.2019.

Bei den Veröffentlichungsoptionen werden standardmäßig die Folien angeboten. Mit dem Auswahlpfeil können Sie wählen zwischen:

  • Folien
  • Handzettel
  • Notizenseiten
  • Gliederung

Als Handzettel werden angeboten 1, 2, 3, 4, 6 oder 9 Folien pro Seite. Sie können die Ausrichtung der Seite horizontal oder vertikal wählen.

24.08.2020-003

Die weiteren Optionen sind

  • Folienrahmen
    Jede Folie wird mit einer dünnen schwarzen Randlinie versehen
  • Ausgeblendete Folien einschließen
    Folien mit dem Merkmal “Folie ausblenden” werden dennoch in das PDF übernommen
  • Kommentare einschließen
    Das funktioniert leider nicht auf diesem Wege, weil der Kommentar im PDF nur als Mini-Sprechblase mit den Initialen des Erstellers übertragen wird. Adobe Acrobat erkennt aber keine Kommentare. Der Fehler existiert schon lange, er wurde bereits 2017 mehrfach berichtet, aber nie korrigiert.24.08.2020-004

    In PowerPoint werden Kommentare als eigene Seite gedruckt – auch die fehlt im PDF. Aber diese Kommentarseite wird erzeugt, wenn Sie als PDF drucken. Erklärung folgt unten.

  • Freihand einschließen
    Das sind Zeichnungen, die Sie auf dem Tablet, dem Surface oder sonstigen “malfähigen” Oberflächen erstellt haben.

Der Rest des Dialoges ist identisch mit den Einstellungen in Excel (Blog vom 10.09.2020).

Und nun noch das Drucken in ein PDF, um die Kommentarseiten mit zu erstellen:

  • 24.08.2020-005Klicken Sie auf “Datei | Drucken”
  • Wählen Sie als (1) Drucker aus “Microsoft Print to PDF”
  • Klappen Sie (2) das Auswahlmenü neben “Ganzseitige Folien” auf
  • Aktivieren Sie (3) “Kommentare drucken”

Jetzt drucken und das PDF öffnen. Im Anschluss an jede Folie mit einem Kommentar folgt eine Folie mit diesen Kommentaren. Es wird also keine Sammelseite mit allen Kommentaren erstellt, die Kommentare finden sich auch nicht auf den Folien.

Auf dem Weg des Druckens in ein PDF können Sie natürlich auch Handzettel, die Gliederung oder die Notizenseiten als PDF erstellen. Das wird dann alles im Drucken-Dialog genauso eingestellt wie Sie es für den physischen Ausdruck machen würden. Das PDF orientiert sich an den Druckeinstellungen.

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google Foto

Du kommentierst mit Deinem Google-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s