Word–Formatvorlagen kopieren

In einem Dokument haben Sie Formatvorlagen angelegt oder geändert, die Sie genauso in einem anderen Dokument benötigen. Sie können Formatvorlagen kopieren. Empfehlenswert ist folgende Vorgehensweise:

• Zuerst die Formatvorlagen kopieren
• Dann einen einfachen Text (ohne nummerierte Überschriften) kopieren
• Zum Schluss Texte mit Nummerierungen kopieren
• Kopf- und Fußzeilen nachtragen

Formatvorlagen kopieren

Das Zieldokument muss vorhanden und gespeichert sein.

Öffnen Sie das Quell-Dokument, aus dem die Formatvorlagen kopiert werden sollen. Rufen Sie die Anzeige der Formatvorlagen im Aufgabenbereich am rechten Rand auf (Klick auf “Start | Formatvorlagen | kleiner Pfeil unten rechts” oder STRG+ALT+SHIFT+S). Klicken Sie unten auf das Symbol “Formatvorlagen verwalten”.

Auf dem ersten Register “Bearbeiten” klicken Sie unten links auf die Schaltfläche “Importieren/Exportieren”. Es öffent sich ein Dialog mit den Formatvorlagen aus dem aktuellen Dokument auf der linken Seite und den Formatvorlagen der Normal.dotm auf der rechten Seite.

Klicken Sie auf “Datei schließen” und direkt danach auf “Datei öffnen”.

Suchen Sie nach der Ziel-Datei, in die Sie die Formatvorlagen einfügen möchten. Wenn Ihr Ziel-Dokument keine Vorlage ist (also nicht die Endung DOTX oder DOTM hat, sondern DOCX), müssen Sie die Auswahl von “Alle Wordvorlagen” umstellen auf  “Alle Worddokumente”.

Markieren Sie auf der linken Seite die Formatvorlagen, die Sie übernehmen möchten. Das geht mit gedrückter STRG-Taste und Mausklick; wenn Sie alle Formatvorlagen übernehmen wollen, markieren Sie die ersten, drücken die SHIFT-Taste und klicken dann die letzte an.

Klicken Sie auf “Kopieren”.

Bei der folgenden Abfrage können Sie mit Klick auf “Ja” oder “Nein” für jede einzelne Formatvorlage entscheiden, ob Sie übertragen werden. Mit Klick auf “Ja, alle” werden ohne weitere Nachfrage alle Formatvorlagen übergeben.

Nach dem Ende des Kopieren klicken Sie auf “Schließen” unten rechts im Dialog. Dieser Dialog hat kein “OK”.

Anschließend wir gefragt, ob Sie die Änderungen in der Ziel-Datei speichern möchten. Mit “Speichern” werden die gerade vorgenommenen Änderungen sofort gespeichert; mit “Nicht speichern” sind die Formatvorlagen auch im Ziel-Dokument, aber noch nicht gespeichert. Sie müssen beim Schließen des Dokumentes daran denken, es zu auch zu speichern.

Text einfügen

Es ist ratsam, in das Zieldokument zuerst einen Absatz Standardtext einzufügen. Beginnt man direkt mit dem Kopieren und Einfügen von nummerierten Überschriften, wird die Nummerierung in der Regel nicht “mitgenommen”. Gehen Sie also am besten so vor:

• Kopieren Sie einen Standardtext-Absatz in das Dokument oder schreiben Sie ein paar Zeichen und drücken einmal die ENTER-Taste.
• Kopieren Sie dann erst Texte mit nummerierten Überschriften in das Ziel-Dokument und fügen den kopierten Text in den zweiten Absatz ein.
• Falls der erste Standardtext-Absatz nicht gebraucht wird, löschen Sie ihn zum Schluss einfach wieder.

Kopf- und Fußzeilen werden nicht übernommen und müssen nachgearbeitet werden. Fußnoten oder Endnoten werden übertragen genauso wie Inhaltsverzeichnisse, Tabellen oder andere Textelemente.

Seitenränder oder das Seitenlayout werden nicht übertragen, es sei denn, diese Einstellungen sind Bestandteile eines Abschnittes – dann werden die Einstellungen übernommen.