Excel–Text in Zeilen?

Bewusst mit Fragezeichen: Geht “Text in Zeilen”? Text in Spalten aufteilen kennt Excel ja, das habe ich am 09. Oktober 2018 im Blog beschrieben. Aber jetzt war etwas anderes gefragt.

Folgende Übersicht liegt als Datei im TXT-Format vor:

23.10.2020-001

Jeder Datensatz ist vom nächsten durch ein Semikolon getrennt; innerhalb des Datensatzes trennt ein Komma die Bestandteile. Der Aufbau ist also: Vorname, Nachname, Ort;Vorname, Nachname, Ort;….

Öffnet man die Datei in Excel, sieht es so aus:

23.10.2020-002

Ein Aufteilen in Spalten hilft nicht viel – dann stehen halt alle Namen nebeneinander in Einzelzellen. Was tun?

Einen Umweg in Word machen!

  • Öffnen Sie die Text-Datei in Word
  • Klicken Sie auf “Start | Bearbeiten |  Ersetzen”
  • Suchen nach: ; (Semikolon)
  • Ersetzen durch: ^p (Absatz)

23.10.2020-003

Beim “Ersetzen durch” können Sie die Zeichen ^p in das Feld direkt eintippen, das steht für “Paragraph” (Absatz). Sie können auch auf “Erweitern” klicken, dann auf “Sonderformat” und zum Schluss auf “Absatzmarke”. Verwenden Sie nicht “Absatzbuchstabe” – damit wird das Sonderzeichen für die Absatzschaltung erstellt und nicht ein Absatz.

Wenn Sie wollen, können Sie auch gleich die Komma durch Tabstopps ersetzen. Rufen Sie den gleichen Dialog auf und geben Sie ein:

  • Suchen nach: , (Komma)
  • Ersetzen durch: ^t (Tabulator)

Das sieht im Dialog dann so aus:

23.10.2020-004

Jetzt haben Sie in Word eine tabulatorgetrennte Liste, in der jeder Datensatz in einem Absatz steht.

23.10.2020-005

Die unschöne Anordnung der Tabulatoren können Sie ignorieren, wenn Sie die Liste sowieso in Excel weiterbearbeiten möchten. Markieren Sie alles und kopieren Sie es mit STRG+C in die Zwischenablage. Wechseln Sie zu Excel und drücken dort STRG+V, um alles einzufügen.

23.10.2020-006

Das Ergebnis ist eine saubere Tabelle.

Voraussetzungen sind:

  • Das Ende eines jeden Datensatzes lässt sich eindeutig festmachen an einem Zeichen – ein Semikolon oder etwas anderes.
  • Die Einträge innerhalb des Datensatzes sind davon unterschiedlich mit einem Trennzeichen versehen – ein Komma, ein Bindestrich oder etwas anderes.

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