Word–Rätselhafter Querverweis

Heute hatte ich ein schönes Rätseldokument, das ich Ihnen nicht vorenthalten möchte. Ich war zuerst sehr verblüfft und es hat ein paar Minuten gedauert, bis ich die Ursache gefunden habe.

26.11.2020-00Das Dokument hat nummerierte Überschriften, die sichtbare erste Ebene wird mit arabischen Ziffern, die sichtbare zweite Ebene mit kleinen Buchstaben nummeriert.

Die Anwenderin erstellt einen Querverweis auf Punkt 2 b) und möchte den vollen Kontext erhalten (also 2 b) und nicht nur b)). Sie verwendet auch ganz korrekt “Querverweis auf nummeriertes Element – Absatznummer (voller Kontext)” und erhält etwas gänzlich unerwartetes: A.I.2.b)

Das ist für alle anderen Überschriften reproduzierbar: A.I.3 oder A.I.1.c)

Verwirrung pur. Im gesamten Dokument gibt es kein A und kein I.

Sherlock Holmes geht also auf Spurensuche.

Zuerst einmal eine Kontrolle der verwendeten Formatvorlagen:

26.11.2020-01

Hier sieht man bereits eine leichte Ungereimtheit: Überschrift 1 und Überschrift 2 sind nicht nummeriert, die Nummerierung beginnt erst mit Ebene 3. Der Ersteller des Dokumentes hat die ersten beiden Überschriftsebenen aus irgendwelchen Gründen nicht verwendet und mit Ebene 3 begonnen. Das wäre ans sich kein Problem.

Auch die Listenformatvorlage unter “Start | Absatz | Liste mit mehreren Ebenen” macht das sichtbar – und auch hier ist kein Problem zu erwarten.

26.11.2020-02

Es ist zwar ungewöhnlich, die ersten beiden Ebenen zu überspringen und es wäre besser gewesen, die Ebene 1 mit arabischen Ziffern und die Ebene 2 mit Kleinbuchstaben zu belegen. Aber es ist jetzt auch keine Todsünde. Vor allem sollte es beim Querverweis keine Geisterverweise auf A und I hervorzaubern.

Also – wo könnte noch etwas von der Nummerierung stecken? Die zweite Anlaufstelle ist die Nummerierung, die in Kombination mit Überschriften nicht verwendet werden sollte.

Den Cursor in eine Überschrift stellen, dann sieht man bei “Start | Absatz | Nummerierung | Listenebene ändern” die (verborgene) Liste, die Word bei dieser Überschrift “sieht”.

26.11.2020-03

Hier erkennt man, dass tief verborgen im Untergrund die Überschrift 1 mit A und die Überschrift 2 mit I nummeriert ist.

Offensichtlich sind hier zwei Einstellungen parallel verwendet worden:

  • die korrekte Nummerierung über die Listenformatvorlage, wie sie mit “Start | Absatz | Liste mit mehreren Ebenen” erzeugt wird
  • und die für Überschriften absolut nicht zu empfehlende Funktion “Start | Absatz | Nummerierung”

Was tun? Schlussendlich habe ich das Dokument für den Augenblick geflickt, damit die Querverweise im Moment funktionieren und das Dokument rauskann. Dann war das neu Erstellen angesagt.

Geflickt habe ich es so:

  • Cursor steht in einer Überschrift der Ebene 3 (also der Nummerierung 1.)
  • Start | Absatz | Nummerierung | Nummerierungswert festlegen
  • Hier sieht man das A und I für die zwei Ebenen davor
  • Beides wird gelöscht und mit OK bestätigt26.11.2020-04

Anschließend konnten die Querverweise erstellt werden ohne die Geisternummerierungen – aber das Dokument ist in dieser Form nicht korrekt aufgebaut und die Probleme lauern im Untergrund weiter. Das Dokument muss im Anschluss neu erstellt und die Nummerierung korrekt geändert werden.

Update einen Tag später:

Einen Tag später musste die Anwenderin einen Querverweis auf die folgende Ebene machen. Und wieder erschienen die Geisternummerierungen. Weil ich nicht erneut nur einen Flicken aufkleben, aber auch das Dokument nicht komplett neu erstellen wollte, bin ich so vorgegangen:

  • Die vorhandene Listenformatvorlage löschen
    Das geht, wenn man die Formatvorlagen anzeigen lässt (STRG+SHIFT+ALT+S) und dann unten auf „Formatvorlagen verwalten“ klickt. Auf dem ersten Register „Bearbeiten“ kann man nach der Listenformatvorlage suchen und sie löschen
  • Dann habe ich eine neue Listenformatvorlage angelegt und sie mit den Überschriften verknüpft
  • Dabei habe ich die Überschrift1 und 2 nicht verwendet, sondern gleich mit Überschrift 3 begonnen

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