Teilnehmer für Besprechungen können notwendig oder optional sein. Notwendig heißt, dass dieser Teilnehmer anwesend sein muss – optionale Teilnehmer können, müssen aber nicht. Eine weitere Anwendung für die Unterscheidung „notwendig“ und „optional“ ist die Suche nach den nächsten freien Terminen – Sie können das auf die notwendigen Teilnehmer beschränken.
Als Besprechungsorganisator können Sie das auswählen:
- Erstellen Sie eine neue Besprechung
- Tragen Sie die Teilnehmer als „Notwendig“ (1) oder „Optional“ (2) ein
Wenn ich jetzt den nächsten freien Termin für mich und alle erforderlichen Teilnehmer suchen will, geht das so:
- Klick auf das Register „Terminplanungs-Assistent“ (ich hasse diesen Bindestrich …)
- Klappen Sie „AutoAuswahl“ auf
- Wählen Sie, dass bei der Suche nach freier Zeit nur die erforderlichen Teilnehmer berücksichtigt werden sollen.
Sie haben außerdem zur Auswahl:
- Erforderliche Personen (wieso jetzt Personen und nicht Teilnehmer?) und eine Ressource
- Alle Teilnehmer und eine Ressource
- Alle Teilnehmer und Ressourcen
Außerdem können Sie vom geplanten Termin aus in die Vergangenheit suchen, wenn Sie „Früherer Zeitpunkt“ aktivieren. In meinem Beispiel würde er vor 15:00 suchen.
