Word – Namensschilder für ein Seminar

In einer Teilnehmerliste in Excel werden Namen und Anschriften von Teilnehmern erfasst. Die Liste gilt für mehrere Seminare einer Reihe, die Seminarnummer steht immer in Spalte A. Sie sollen die Namensschilder für das Seminar Nr. 3 ausdrucken.

So sieht die Tabelle aus:

In der Spalte A “SeminarNr.” stehen Nummern von 1 bis 40, die Liste ist nicht immer nach der Seminar-Nummer sortiert. Die Daten zu Seminar Nr. 3 können sich also an allen möglichen Stellen befinden. 

Verwendet wird dazu der Seriendruck in Word als Etikettendruck und der Filter aus dem Seriendruck.

In Word wird zuerst einmal eine Seriendruck gestartet:

  • Sendungen | Seriendruck starten | Etiketten
    Wählen Sie die Größe für die Namensschilder
  • Empfänger auswählen
    Wählen Sie die Teilnehmerliste
  • Seriendruckfelder einfügen
    Fügen Sie Vorname und Nachname und eventuell die Anrede und Titel ein – nur auf dem ersten Etikett!
  • Formatieren Sie das erste Etikett und klicken Sie auf “Etiketten aktualisieren” – nehmen Sie alle Formatänderungen immer nur auf dem ersten Etikett vor und klicken dann wieder auf „Etiketten aktualisieren“!

Um die Namensschilder nur für Kurs 3 auszudrucken, müssen Sie die Daten filtern:

  • Sendungen | Empfängerliste bearbeiten
  • Filtern
  • Feld: SeminarNr
    Vergleich: Gleich
    Vergleichen mit: 3

Mit OK bestätigen und dann den Seriendruck mit “Sendungen | Fertigstellen und zusammenführen: Einzelne Dokumente bearbeiten” beenden.

Achtung! Word merkt sich diese Filterung. Beim nächsten Öffnen der Hauptdatei für die Namensschilder werden Sie darauf aufmerksam gemacht. Der Teil nach “WHERE” steht für den Filter. Hier sehen Sie die Angabe “WHERE SeminarNr = 3”. Ein Filter auf die Seminar-Nummer 3 ist also aktiv.

Den Filter heben Sie auf mit “Sendungen | Empfängerliste bearbeiten | Filtern” und dann “Alle löschen”.

Eine Lösung ohne Filter können Sie ähnlich aufbauen wie das Verzeichnis mit Abfrage der Seminarnummer.

Sie können die Beispieldatei für die Namensschilder und die dazugehörige Teilnehmerliste herunterladen und damit üben: Worddatei NamensschilderTln und Exceltabelle Kursliste_03

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