Excel–Unvollständige Liste

22.11.2020_00Aus einer Datenbank erhält der Anwender eine Liste, in der nicht für jeden Eintrag die Kundennummer wiederholt wird. Das ist ein Problem beim Filtern und Sortieren in Excel.

Prinzipiell sieht die Liste so aus:

  • Spalten A, B und C enthalten Stammdaten wie die Kunden-Nummer, eine Ortsangabe, eine Kennzeichnung
    Diese Stammdaten sind aber nur beim ersten Auftreten ausgefüllt
  • In den weiteren Spalten sind Beträge aufgeführt
  • Die Liste wird in Excel gefiltert, unterschiedlich sortiert und in verschiedenen Pivots weiterverarbeitet

Bislang hat die Anwenderin die Daten der Spalten A, B und C von Hand nach unten ausgefüllt. Das geht zwar mit einem Doppelklick auf dem Ausfüllkästchen ganz gut, weil dann das Ausfüllen nur bis zum nächsten Eintrag erfolgt. Aber es ist doch immer wieder nervig, ein bisschen Automatismus wäre irgendwie nett.

Achtung! Ziehen ist problematisch, weil man dann schnell mal über einen vorhandenen Eintrag zieht und ihn damit löscht. Der Doppelklick auf dem Ausfüllkästchen ist sicherer.

22.11.2020_01DAS ist das Ausfüllkästchen!

Also haben wir nach einer Lösung gesucht, die einigermaßen automatisch die Liste ergänzt.

Voraussetzung ist, dass die Liste immer gleich aussieht. Die Reihenfolge der Spalte variiert nicht: die ersten drei Spalten sind auszufüllen, dann kommen die übrigen Werte. Außerdem kommt bei uns hinzu, dass die Liste  mit Kopieren und Einfügen von der Quelle in eine Excel-Tabelle eingefügt wurde.

Wir haben eine Tabelle mit drei Hilfsspalten vorbereitet, die die Kunden-Nr, den Ort und den Typ per Formel ausfüllt. Anschließend werden ab Spalte D die Daten aus der Datenbank eingefügt, die Spalten A bis C werden als “Nur Werte” eingefügt und die Spalten D bis F gelöscht.

22.11.2020_02

Schritt für Schritt geht das so:

  • Die drei Hilfsspalten beschriften
  • In A2 kommt folgende Formel:
    =WENN(D2<>””;D2;A1)
  • Diese Formel wird nach B2 und C2 gezogen
  • Ab Spalte D werden die Daten aus der Datenbank eingefügt
  • A2 bis C2 markieren und die Formel mit einem Doppelklick auf das Ausfüllkästchen nach unten ausfüllen lassen
  • Spalten A bis C markieren und auf “Start | Kopieren” klicken
  • Spalten A bis C markiert lassen und auf “Start |  Einfügen (unterer Teil des Symbols) – Nur Werte” klicken
  • Spalten D bis F markieren und löschen

Was besagt die Formel?

WENN(D2<>””;…
Wenn D2 nicht leer ist … (größer kleiner < > bedeutet “nicht” und “” zwei Anführungszeichen steht für “leer”)

WENN(D2<>””;D2;…
Wenn D2 nicht leer ist, dann schreibe den Inhalt von D2 in diese Zelle, sonst …

WENN(D2<>””;D2;A1)
… sonst schreibe den Inhalt von A1 in diese Zelle

Warum A1? Wenn D2 leer ist, dann muss der Eintrag von oben wiederholt werden.

  • In D2 steht 101-12, D2 ist nicht leer und wird also nach A2 geschrieben. A2 ist damit gefüllt.
  • In D3 steht nichts, es muss also der gerade geschriebene Eintrag aus A2 übernommen werden. A3 ist damit gefüllt (im Gegensatz zu D3!).
  • In D4 steht auch nichts, es muss also der gerade geschriebene Eintrag aus A3 übernommen werden. A4 ist damit auch gefüllt und kann in der nächsten Zelle wieder verwendet werden.
  • Das geht so weiter bis D21, die ist wieder nicht leer und wird nach A21 übernommen
  • D22 ist leer, es muss also der gerade geschriebene Eintrag aus A21 verwendet werden

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google Foto

Du kommentierst mit Deinem Google-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s