Outlook–Suchordner mit “Nicht”

In einem Suchordner sollen alle Mails angezeigt werden, die im Betreff die Worte “Meeting” und “Zugesagt” haben, aber nicht das Wort “Schulung”.

Suchordner sind im Grunde abgespeicherte Suchen, die ständig das Postfach durchlaufen und alle Mails mit den definierten Kriterien anzeigen. Dabei werden Posteingang und –ausgang berücksichtigt. Die Mails werden nicht in den Ordner kopiert, sondern dort nur wie bei einem Suchergebnis angezeigt.

Angelegt wird ein benutzerdefinierter Suchordner.

  • Rechtsklick auf “Suchordner”
  • Den einzigen Befehl “Neuer Suchordner” anklicken
  • Nach unten rollen und auf den letzten Befehl “Benutzerdefinierten Suchordner erstellen” anklicken
  • Die Schaltfläche “Auswählen” anklicken

Im nächsten Schritt bekommt der Ordner einen Namen, meiner heißt “Meeting Zusage”.

12.10.2021-001

Jetzt geht es mit Klick auf “Kriterien” an das Definieren der Filteroptionen.

Die beiden Begriffe “Meeting” und “Zugesagt” sollen beide im Betreff vorkommen und werden auf dem Register “Nachricht” im Feld “Suchen nach” eingetragen. Darunter wird gewählt “Nur im Feld Betreff”. Die Groß- oder Kleinschreibung spielt keine Rolle.

12.10.2021-002

Hier gibt es keine Möglichkeit, mein Ausschlusskriterium zu definieren: “Schulung” soll nicht vorkommen. Das wird über das Register “Erweitert” eingestellt.

Klicken Sie zuerst auf das Auswahlfeld “Feld” (1) und wählen Sie die “Häufig verwendeten Felder”. In der Liste, die sich rechts davon öffnet, klicken Sie auf “Betreff”. Dann klappen Sie bei “Bedingung” (2) die  Auswahlliste auf wählen “enthält nicht”. Anschließend tragen Sie bei (3) das Ausschlusswort ein. Als letztes klicken Sie auf “Zur Liste hinzufügen”.

12.10.2021-003

Jetzt wird die Bedingung nach oben in die Liste der Kriterien eingetragen.

12.10.2021-004

Mit OK alle offenen Dialoge bestätigen.

Jetzt ist der Suchordner aktiv und durchforstet ständig alle ein- und ausgehenden Mails auf diese Kriterien. Passt alles bei einer Mail, wird die Mail im Suchordner angezeigt.

Achtung! Löschen Sie nichts aus dem Suchordner – damit wird die Mail vom originalen Platz gelöscht, also aus dem Posteingang oder den Gesendeten Objekten.

Brauchen Sie einen Suchordner nicht länger, entfernen Sie ihn mit dem Befehl “Ordner löschen” vom Kontextmenü. Keine Angst, die Mails werden nicht gelöscht!

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