Seit Excel 2016 gibt es den Diagrammtyp “Wasserfall” (ausführlich hier beschrieben und als Vorablektüre zu empfehlen). In PowerPoint können Sie jetzt auch ein Wasserfalldiagramm erstellen.
Erstellen Sie eine neue Folie vom Typ “Titel und Inhalt” oder “Zwei Inhalte” oder eine ähnliche Folie mit einem Inhaltsplatzhalter. Im Platzhalter für den Inhalt klicken Sie auf das Symbol “Diagramm”. Wählen Sie “Wasserfall”.
Alternativ können Sie auch “Einfügen | Diagramm | Wasserfall” verwenden.
PowerPoint startet jetzt mit einem vorbereiteten Diagramm wie bei allen anderen Diagrammtypen auch. Sie sehen eine Datenreihe, acht Kategorien und die dazu gehörenden Zahlen.
Die Balken sind bereits unterteilt in Summen (grau), Anstieg (blau) und Abfall (orange). Anstieg und Abfall ergeben sich aus positiven oder negativen Zahlen, jeder Anstieg wird als positive Zahl und jeder Abfall als Zahl mit einem Minuszeichen eingetragen.
Die erste Summe ist der Startwert (hier Kategorie 1), der wird einfach nur als Ziffer eingetragen. Die zweite und dritte Summe (Kategorie 5 und 8) sind errechnet: Startwert plus Kategorie 2 plus Kategorie 3 minus Kategorie 4 ergibt die Summe in Kategorie 5. Da PowerPoint keine Rechenfunktionen kennt, müssen Sie die Summen selber errechnen – aber dazu gleich mehr.
Die Zahlen und Beschriftungen überschreiben Sie, überflüssige Zeilen werden gelöscht bzw. neue Zeilen dazugeschrieben.
Das sieht dann bei mir zum Beispiel so aus:
Ich habe nur noch zwei Summen und drei Kategorien, alle anderen habe ich gelöscht.
Welche Kategorie eine Summe ist und welche nicht, bestimmen Sie über das Kontextmenü. Klicken Sie zuerst in das Diagramm, so dass alle Säulen markiert sind. Dann klicken Sie nochmal – jetzt werden die Säulen gar nicht mehr markiert, aber nur eine wird hervorgehoben und alle anderen sind deutlich blasser.
Anschließend klicken Sie die Säule mit der rechten Maustaste an, die eine Summe sein soll oder keine mehr sein soll.
Soweit das Prinzip. Jetzt zur praktischen Ausführung. Meine Tabelle sieht so aus:
Ausgehend vom Ist (50.000) ziehe ich allgemeine Kosten (-20.000) und Warenkosten (-15.000) ab, addiere die Einnahmen (25.000) dazu und erhalte als Ergebnis 40.000. Bei solchen Zahlen lässt sich das schnell im Kopf überschlagen, aber praktisch ist es nicht. Vor allem, wenn Zahlen geändert werden, muss man immer daran denken, die Summen neu auszurechnen und einzutragen!
Besser ist es darum, die Tabelle in Excel erstellen zu lassen.
- Klicken Sie nach dem Erstellen des Beispielwasserfalls von PowerPoint auf “Diagrammentwurf | Daten bearbeiten | Daten in Excel bearbeiten”
- Es öffnet sich eine Excel-Arbeitsmappe und Ihnen stehen alle Rechenfunktionen zur Verfügung
- Löschen Sie die von Hand eingetragene Ziffer 40.000
- Klicken Sie in Zelle B6 auf “Autosumme” und bestätigen Sie die Berechnung von Excel mit ENTER.
So können Sie auch mit allen anderen Summenzellen verfahren.
Schließen Sie das Excel-Fenster wieder, es gibt kein “Speichern”! Verwenden Sie ab sofort immer “Daten in Excel bearbeiten”, wenn Sie für dieses Diagramm Zahlen ändern, ergänzen oder löschen müssen. Die Summen werden jedes Mal automatisch berechnet.
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