Word–Automatische Grußformel

Zum jeweiligen Autor eines Briefes soll Word automatisch die passende Grußzeile einfügen. Der Autor eines Dokumentes ist derjenige, der das Dokument zuerst gespeichert hat; er kann mit dem Feld { AUTHOR } abgerufen werden. Wenn Sie lieber denjenigen verwenden wollen, der Dokument zuletzt gespeichert hat, ist das der bei “Zuletzt geändert von” angezeigte Bearbeiter; er wird abgerufen mit { LASTSAVEDBY }.

Wenn ich in einem Worddokument das Feld { AUTHOR } einfüge, wird mir der Autorenname angezeigt, der unter “Datei | Optionen | Allgemein” als Benutzername angezeigt wird.
Für meine Aufgabe brauche ich einen Schnellbaustein, dessen Namen mit dem Autorennamen identisch ist. Wenn der Autorenname in Word als “Pia Bork” angezeigt wird, dann muss der Baustein ebenfalls so heißen. Verwenden Sie Abkürzungen oder eine Personalnummer als Autorennamen, muss der Baustein eben diese Abkürzung oder die Personalnummer als Name bekommen.

Der Schnellbaustein wird entweder in der Built-in-Building-Blocks.dotx gespeichert oder in der Briefvorlage. Beim Speichern in der Briefvorlage steht der Baustein auch nur zur Verfügung, wenn ein neuer Brief erstellt wird; Bausteine aus der Building-Blocks-Datei können in jedem Dokument verwendet werden.

Meine Vorlage heißt “Briefvorlage.dotx” und dort speichere ich auch den Schnellbaustein. Zuerst erstelle ich die Grußformel bestehend aus “Mit vielen Grüßen”, meinem Namen und einer Unterschriftszeile. Sie können auch eine Tabelle mit drei Zeilen und einer Spalte verwenden.

Der komplette Text wird markiert und mit “Einfügen | Schnellbausteine | Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern” abgespeichert – achten Sie darauf, wo Sie den Baustein ablegen!

Legen Sie alle Bausteine an, verwenden Sie immer die Namen, die als Autorennamen hinterlegt sind.

Am besten ist es, wenn Sie jetzt Word einmal beenden und die Frage nach dem Speichern der Bausteine oder der geänderten Briefvorlage mit “JA” beantworten.

Starten Sie Word wieder und öffnen Sie die Briefvorlage im Original. Fügen Sie jetzt anstelle der Grußzeile das Feld “Autotext” hinzu.

• Der Cursor steht an der Stelle der Grußzeile
• Drücken Sie STRG+F9 – Sie erhalten zwei geschweifte Klammern, die grau unterlegt werden; das ist ein leeres Feld.
• Schreiben Sie zwischen die zwei Klammern das Wort autotext
• Nach einem Leerschritt drücken Sie erneut STRG+F9 – ein Feld im Feld entsteht
• Schreiben Sie in das zweite Feld “author” – mit den Anführungszeichen!
• Markieren Sie den gesamten Ausdruck und drücken Sie F9 zum Aktualisieren. Es erscheint der Autortext zum momentan passenden Autor.

Jetzt wird die Vorlage gespeichert und geschlossen. Ab sofort wird beim Verwenden der Vorlage die Grußformel eingefügt, die zum aktuellen Anwender passt.