Ich habe verschiedene Grußformeln unter einem Brief: formell, leger, mit und ohne Berufsbezeichnung. Für mich ist es praktisch, wenn ich die aus einer Auswahlliste aussuchen kann.
Dazu muss man verschiedene Dinge vorbereiten:
- Jede Grußformel muss als Schnellbaustein angelegt werden
- Alle Grußformeln müssen die gleiche Formatvorlage zugewiesen bekommen
- In der Briefvorlage brauche ich ein Feld AUTOTEXTLIST
Und so geht es im Detail:
Alle Grußformeln als Schnellbausteine anlegen
Ich werde meine Grußformeln in der Built-in-Buildingblocks.dotx ablegen, damit sie überall zur Verfügung stehen. Darum richte ich mir zuerst ein leeres Blatt her und schreibe alle Grußformeln untereinander.
Formatvorlage erstellen und zuweisen
Anschließend erstelle ich eine Formatvorlage für die Grußformeln. Sie kann genauso wie der Standard aussehen, sie kann aber auch andere Zeilen- und Absatzabstände bekommen. Meine bleibt so wie der Standardtext.
- Der Cursor steht in einer Zeile der Grußformel
- Auf “Start | Formatvorlagen” klicken, damit der Formatvorlagenkatalog aufgeklappt wird
- Dann auf “Formatvorlage erstellen” klicken
- Nur einen Namen vergeben – meine heißt “Grüße”, weil “Grußformel” bereits durch Word belegt ist und ich die integrierte Formatvorlage nicht verwenden möchte
- Mit OK bestätigen
Anschließend alle Grußformeln markieren und die Formatvorlage “Grüße” zuweisen.
Im nächsten Schritt wird Grußformel für Grußformel markiert und mit “Einfügen | Schnellbausteine | Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern” abgelegt. Achten Sie auf sinnvolle Namen!
Mit ist wichtig, dass ich erkenne, ob ich “Viele” oder “Beste” oder “Liebe” Grüße verwende und ob die Berufsbezeichnung dabei ist oder nicht.
Ich empfehle, nach dem Ablegen aller Bausteine einmal Word zu beenden. Word fragt jetzt ab, ob die angelegten Bausteine alle gespeichert werden sollen – wenn Sie jetzt nicht auf “Speichern” drücken, dürfen Sie noch mal von vorne anfangen!
Briefvorlage mit der Auswahl versehen
Starten Sie Word wieder und öffnen Sie die Briefvorlage im Original. Fügen Sie an der Stelle der Grußformel das Feld für die Auswahl der Bausteine ein.
- Klicken Sie auf “Einfügen | Schnellbausteine | Feld“
- Markieren Sie “AutotextList” und klicken Sie unten auf die Schaltfläche “Feldfunktion”
- Schreiben Sie unter “Feldfunktionen” neben den Namen AUTOTEXTLIST zuerst in Anführungszeichen den Text, der im Brief stehen soll und der zum Anklicken dient. Bei mir “Rechtsklick für Grußformel wählen”. Wenn Sie nichts schreiben, haben Sie auch nichts zum Anklicken und können die Liste nicht aufrufen.
- Es folgt \s und ein Leerschritt und in Anführungszeichen der Name der Formatvorlage – bei mir “Grüße”. Fehlt diese Angabe, werden alle Bausteine angezeigt und das sind sehr viele!
- Sie können noch mit \t einen Text eingeben, der angezeigt wird, wenn die Maus über dem Feld schwebt. Sie können zum Beispiel den Hinweis auf den notwendigen Rechtsklick im Tipptext unterbringen. Ich habe es direkt in den Anzeigetext geschrieben.
Im Text wird jetzt angezeigt “Rechtsklick für Auswahl der Grußformel” und bei einem Klick mit rechter Maustaste auf diesen Text erscheinen die Schnellbausteine.
Die Bausteine werden immer alphabetisch sortiert angezeigt.
Wurde bereits ein Baustein gewählt, kann jederzeit mit Rechtsklick zu einer anderen Grußformel gewechselt werden.
Bork.Blog 