Word–Gliederungsebene nicht änderbar

In der letzten Woche habe ich gezeigt, dass ein Textabsatz im Inhaltsverzeichnis gelandet ist und was man dagegen tun kann. Die Ursache war das Zuweisen einer Gliederungsebene zu einem normalen Textabsatz, das Zurücksetzen auf “Textkörper” löste das Problem.

Wieder erscheint ein Text im Inhaltsverzeichnis und wieder hat der Textabsatz ein verräterisches Kennzeichen.

Der Absatz zeigt vor der ersten Zeile ein kleines Quadrat, das normalerweise nur bei Überschriften auftaucht. Es ist allerdings nicht beschränkt auf Überschriften und kann auch in normalen Texten erscheinen. Es ist ein Zeichen für eine veränderte Paginierung – also eine Einstellung des Absatzes, das seine Orientierung auf der Seite regelt. Dazu zählen das Zusammenhalten aller Zeilen, das Zusammenbleiben mit dem folgenden Absatz oder ein Seitenumbruch oberhalb. Alles lässt sich einstellen im Dialog “Absatz formatieren”.

Schauen wir das Absatzformat an. In der Tat, das Register “Zeilen- und Seitenumbruch” zeigt Änderungen in der Paginierung. Standard für Text ist nur “Absatzkontrolle”, sie sorgt dafür, dass immer mindestens zwei Zeilen eines Absatzes auf einer Seite zu finden sind. Die anderen Einstellungen sind nicht Standard.

Aber das Deaktivieren von “Nicht vom nächsten Absatz trennen” und “Diesen Absatz zusammenhalten” würde nichts ändern, beide Einstellungen sind nur Symptome, keine Ursache.

Forschen wir weiter. Das Register “Einzüge und Abstände” zeigt als Gliederungsebene die Ebene 3 an – grau unterlegt, nicht änderbar.

Wieso, weshalb, warum? Was sagt der Formatinspektor? Dialog beenden und Cursor im Absatz lassen, SHIFT+F1 drücken. Unbedingt ganz unten den Haken setzen bei “Formatvorlagenquelle kennzeichnen”!

Und hier ist der Übeltäter: der gesamte Absatz hat die Formatvorlage “Überschrift 3”. Daraus resultiert die Ebene 3, die sich für Überschriften auch nicht deaktivieren lässt. Daraus resultiert auch die veränderte Paginierung, die die typischen Einstellungen einer Überschrift zeigt. Anschließend wurde munter direkt formatiert: die Schriftart wurde von 12 und blau auf 11 und automatisch gesetzt; die Einzüge und Abstände wurden angepasst.

Das gibt einen dicken Daumen runter.

Beim Anwender haben die Nerven blank gelegen, weil man das nicht so ohne weiteres erkennen kann.

Wenn so unerwartete Dinge im Dokument erscheinen, dann kontrolliert, ob es verräterische Zeichen am Absatz gibt – das Dreieck oder das kleine Quadrat –, die andere Textstellen nicht haben. Schaut nach der Formatvorlage an dieser Stelle.

Gute Hilfen sind:

• SHIFT + F1 mit aktivierter “Formatvorlagenquelle”
• Ansicht “Entwurf” mit vorher aktivierter Anzeige der Formatvorlagen (Datei | Optionen | Erweitert | Breite der Formatvorlagenanzeige: 3 cm)