Excel–Textimport mit “Text in Spalten”

Eine Namensliste im Format einer Textdatei soll in Excel bearbeitet werden. Die Textdatei sieht so aus:

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Es gibt zwei Spalten: Vorname Name und PLZ Ort. Die Einträge sind mit Anfühungszeichen umschlossen und mit Komma und Leerschritt voneinander getrennt.

In Excel wird die Datei wie eine Excel-Arbeitsmappe mit “Datei | Öffnen” geöffnet, sie müssen nur als Dateityp “Alle Dateien *.*” wählen.

Beim Öffnen startet Excel automatisch den Textkonvertierungsassistenten, den Sie vielleicht von “Daten | Text in Spalten” schon kennen. Im ersten Schritt wird vorgeschlagen “Getrennt” – und das ist ok.

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Bei meiner Liste ist es egal, ob ich “Die Daten haben Überschriften” ankreuze oder nicht.

Sie können mit “Weiter” zum nächsten Schritt gehen. Die Trennzeichen sind ein Komma und ein Leerzeichen, beides ankreuzen. Vorsichtshalber kann man ankreuzen, dass aufeinanderfolgende Trennzeichen als ein Zeichen behandelt werden. Falls sich zwei Leerschritte eingeschlichen haben, gibt es in der Excel-Tabelle anschließend keine überflüssigen Lücken.

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Aber so ist es natürlich nicht gut, weil ich die ganzen Anführungszeichen gar nicht übernehmen will. Das vermeidet man, wenn im Feld “Textqualifizierer” das Anführungszeichen gewählt wird. Es gibt hier nicht viel Auswahl, nur das einfache und doppelte Anführungszeichen stehen zur Verfügung.

Dann sieht es so aus:

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Alles zwischen den Anführungszeichen wird als ein zusammenhängender Text betrachtet. Ein Leerzeichen zwischen Vor- und Nachname wird ignoriert, die Einträge werden nicht in vier, sondern in zwei Spalten aufgeteilt.

Wer die Aufteilung in vier Spalten haben will und Name/Vorname bzw. PLZ/Ort getrennt haben möchte, hat zwei Möglichkeiten:

  1. Mit “Textqualifizierer” arbeiten und zwei Spalten übertragen. Anschließend in Excel beide Spalten wieder mit dem Befehl “Text in Spalten” in zwei weitere Spalten aufteilen. Das geht nur Spalte für Spalte und es müssen unbedingt vorher leere Spalten eingeschoben werden. Sonst werden Inhalte überschrieben!
  2. Ohne den “Textqualifizierer” arbeiten und “Keiner” stehen lassen. Dann gibt es von Anfang an vier Spalten, aber eine Menge Anführungszeichen. Sie können in Excel mit “Suchen und Ersetzen” nach den Anführungszeichen suchen und sie durch nichts ersetzen lassen.

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